Comunidades (padrón de condominios)
¿Para qué sirve?
Es el registro sobre el que se apoya todo lo demás cuando administras condominios: qué comunidades atiendes, qué edificios y unidades tiene cada una, cuánto paga cada unidad del gasto común, y quién es propietario, arrendatario o residente —y desde cuándo—.
Sin este módulo no hay a quién cobrarle, a quién avisarle ni quién vota. Con él, los demás módulos de la suite (Gastos Comunes, Conserjería, Reservas, Asambleas, Cumplimiento) saben siempre de qué comunidad están hablando.
Lo que guarda:
- Comunidades — nombre, RUT, dirección, logo y la firma del administrador. Eso es lo que sale impreso en la colilla y en el certificado de deuda.
- Edificios y torres — cómo está dividida la comunidad por dentro.
- Unidades — departamentos, casas, locales, oficinas, estacionamientos y bodegas, cada una con su alícuota.
- Personas — propietarios, arrendatarios, residentes y representantes legales, con las fechas en que lo fueron.
- Comité de administración — quién representa a la comunidad, con su cargo y su período.
- Personal — conserjes, aseo, mantención. Sus sueldos se llevan en Recursos Humanos; aquí sólo se dice quién trabaja en qué comunidad.
¿Cuándo lo necesitas?
- Administras un condominio y quieres dejar de llevar el padrón en un Excel.
- Eres una administradora con varios edificios y quieres atenderlos todos desde un solo panel, sin mezclarlos.
- Necesitas mantener al día el registro de copropietarios y ocupantes que la ley te exige.
Aunque nació para eso, el módulo no habla de condominios por dentro: habla de comunidades, unidades y personas. Sirve igual para un parque industrial, un centro comercial con locales arrendados, un loteo o una comunidad de agua potable rural.
Cómo activarlo
- Configuración → Módulos, o Agregar Sección → Tipo: Plugin, y elige Comunidades.
- Aparece Comunidades en el menú lateral.
- En Roles y Permisos, concédele la sección a los roles que deban entrar. No hace falta ser «administrador del sistema»: si el rol tiene la sección marcada, la persona trabaja.
Al final de la matriz hay cuatro filas de este módulo: decidir qué operador atiende cada comunidad, invitar residentes al portal, modificar las alícuotas y conectar la comunidad con otros módulos. La cuenta con rol Administrador las tiene todas sin marcar nada. Sirven para entregarle una parte a otro rol —un operador que invita residentes pero no toca las alícuotas—, y en ese caso la casilla que manda es Editar. Ver Usuarios, roles y permisos.
Hay una segunda sección, Comité, que muestra las mismas cifras sin ningún botón que las mueva. Concederle una a alguien no le concede la otra.
Configuración inicial
1. Crea la comunidad
En Mis comunidades → Agregar comunidad (el botón aparece si tu cupo lo permite) → nombre, RUT, dirección, región y comuna.
Una vez creada, en Comunidades → Datos → Editar puedes subir dos imágenes:
| Imagen | Dónde sale |
|---|---|
| Logo | En la cabecera del portal del residente |
| Firma de la administración | Estampada en los certificados de deuda y residencia |
Elegir el archivo lo sube: no hay un segundo botón. Se aceptan PNG, JPG y WEBP, y el sistema comprueba que el contenido corresponda a la extensión.
En Unidades según el reglamento escribe cuántas unidades dice el reglamento de copropiedad que hay. El sistema lo compara con las que cargues y te avisa si falta alguna.
2. Declara los edificios
Si la comunidad es una sola torre, puedes saltarte este paso. Si son varias, créalas ahora: al importar las unidades vas a poder decir a cuál pertenece cada una.
3. Carga las unidades
Puedes hacerlo a mano o importar una planilla, que es lo normal cuando recibes un condominio ya andando.
La pantalla muestra el total permanentemente y te dice cuánto falta. Mientras no cuadre, el gasto común no se puede cerrar — y es mejor enterarse ahora que el día 30.
4. Carga las personas
También se importan. Cada persona puede quedar ligada a su unidad con su calidad (propietario, arrendatario, residente) y la fecha desde la que rige.
El acceso al portal
En Personas, cada fila dice en qué estado está su acceso:
| Dice | Significa |
|---|---|
| Con acceso | Ya entra al portal |
| Invitado | Se le mandó la invitación y todavía no la usa |
| Suspendido | No puede entrar |
| — | Nunca se le invitó |
El sobre manda (o vuelve a mandar) la invitación. El botón de al lado suspende el acceso, y vuelve a devolverlo cuando haga falta.
Cuando alguien se va del edificio, marcar el fin de su tenencia deja su cuenta de portal funcionando: sigue entrando a leer los comunicados, los documentos y las solicitudes de la comunidad. Suspéndela a mano.
Su ficha, su historial y su clave quedan como están. Al devolverle el acceso entra con la misma clave que tenía.
Cómo se usa día a día
Importar el padrón desde un Excel
Importar → elige si son unidades o personas → Descargar plantilla → arrastra el archivo.
La plantilla trae las columnas que el importador reconoce y dos filas de ejemplo para borrar, con Tipo y Edificio escritos con los nombres que esa comunidad tiene creados —que son las dos columnas que rechazan una fila cuando no coinciden con algo que ya exista—. Qué lleva cada columna despliega para qué sirve cada una y cuáles son obligatorias.
No es obligatorio usarla: tu propia planilla entra igual, porque el sistema se encarga del resto:
- Reconoce el punto y coma del Excel en español, la coma y las tabulaciones.
- Entiende la coma decimal (
0,4197) y los porcentajes con%. - Reconoce los encabezados escritos como los escribe cada administración:
UCO,Código,Depto,(%)Prorrateo,Torre,Propietario,RUT,Correo… - Si el nombre viene completo en una sola columna, lo parte en nombre y apellidos.
- Reconoce
Depto,Estac.yBodcomo los tipos que son.
Primero muestra, después guarda. Antes de escribir nada te dice cuántas filas entran, cuántas tienen problema y cuánto quedaría el prorrateo si importas.
Si una fila trae un RUT malo o una alícuota que no es número, esa fila queda fuera y las demás entran igual. El informe te dice en qué línea de tu planilla estaba cada problema, para que la corrijas y vuelvas a subirla. Volver a subir la misma planilla actualiza, no duplica.
Quién vive en cada unidad
En la fila de la unidad, Quién vive aquí. Ahí registras propietarios, arrendatarios y residentes con sus fechas.
Dos cosas que el sistema cuida por ti:
- No deja dos propietarios de récord el mismo día. Cuando una unidad se vende, cierras la tenencia del anterior y abres la del nuevo.
- Dos hermanos al 50% sí caben, porque eso es copropiedad y no un error.
Por defecto responde el propietario, incluso si vive un arrendatario: en Chile la deuda de gastos comunes se pega a la propiedad. Si el contrato de arriendo dice otra cosa, lo marcas expresamente en la tenencia del arrendatario.
Estacionamientos y bodegas
Se cargan como unidades y se asignan a su departamento. Así el propietario recibe una colilla y no tres, con la alícuota de las tres sumada.
Varias comunidades
La comunidad se elige entrando a ella desde Mis comunidades — no en un desplegable arriba. Al entrar, el sistema queda trabajando en ella y aparece el resto del menú; para cambiarte, vuelves a Mis comunidades y entras a otra. Una barra arriba de cada pantalla te recuerda en cuál estás, para que no cargues un egreso en el edificio equivocado.
Sólo ves las comunidades que son tuyas. Si tú entregas el sistema a varios clientes, cada uno maneja únicamente las suyas y no ve las de los demás — ni escribiendo la dirección a mano. Una comunidad que creas queda tuya; una que ya existe te la asigna quien te entregó el sistema.
El basurero de cada tarjeta cuenta primero lo que se llevaría —las 69 tablas que cuelgan de ella, en los seis módulos de la suite— y decide según lo que esa comunidad ya hizo:
- Nunca cerró un mes ni emitió una colilla: la borra quien la administre.
- Ya operó: se niega y ofrece suspenderla. Sólo el proveedor puede borrarla, escribiendo su nombre exacto, después de ver cuántos meses, colillas, pagos y asambleas tiene.
Sobreviven los catálogos que comparten todas las comunidades (id_community = 0), las fichas de Recursos Humanos y lo de Mantención: son de otros módulos y no le toca a esta pantalla decidir su suerte.
La lista de tablas se pregunta al esquema, no está escrita a mano — una tabla nueva de un módulo futuro entra sola en el borrado en vez de quedar apuntando a una comunidad que ya no existe.
En Datos de la comunidad → Quién atiende esta comunidad puedes dar acceso a otra persona a una comunidad tuya. Quien no la tenga concedida no la ve. Tu propia cuenta no aparece ahí: nadie se reparte permisos a sí mismo.
El correo de esta comunidad
Comunicaciones → Configurar el correo. Todo lo que la suite le escribe a un residente —la colilla, el recordatorio de deuda, una multa, la citación a asamblea, la respuesta a su reserva— sale con la identidad de esta comunidad, no con la de la plataforma.
- Nombre del remitente: lo que el residente ve. «Edificio Los Almendros», no «Mi Empresa».
- Responder a: si administras varios edificios, es lo que evita que la respuesta caiga en el buzón equivocado.
- Casilla propia (opcional): esta comunidad envía por su propio servidor.
Los textos de esos correos se corrigen en Configuración → Correo, pestaña Plantillas y diseño, bajo el módulo Condominio. Cada uno usa {{comunidad.nombre}}, así que un mismo texto sirve para tres edificios y a cada uno le llega con su nombre.
Su cuerpo lo escribes tú en el formulario de la carta — ése es el texto editable. Lo que la carta sí gana es salir con el remitente de la comunidad.
Mascotas y vehículos
La pestaña Mascotas y autos guarda lo que vive en cada unidad además de su gente. No es adorno: son las dos preguntas que se hacen cuando nadie tiene tiempo de ir a buscar el dato.
Vehículos
De quién es cada patente. La conserjería lo pregunta a las dos de la mañana, cuando hay un auto en visitas y no se sabe si es de alguien de adentro.
Se guarda la patente, la unidad, marca, modelo, color, el estacionamiento que usa y una nota.
Puedes escribirla como quieras — BB-CC-12, bb.cc.12, BBCC12 —: el sistema la guarda sin puntos ni guiones y en mayúsculas. Es lo único que hace que el conserje, escribiendo lo que ve en el parabrisas, encuentre lo que se cargó en la oficina.
En Conserjería, al escribir una patente en la entrada de una visita, el sistema dice solo si es de un residente, de qué unidad y qué auto es. Si el vehículo ya no está vigente, lo dice también: «Fue de L-302».
Cuando un auto deja de vivir ahí, apágale «Vigente» en vez de borrarlo: así queda la historia de quién tenía esa patente.
Mascotas
De qué unidad es cada animal, para cuando aparece sin su dueño.
Se guarda el nombre, qué es (perro, gato, ave, otro), la raza, el tamaño y el número de chip.
El reglamento de copropiedad manda sobre el tamaño —qué animal puede subir en el ascensor, cuál cruza el hall sin correa—, y es lo único que un conserje puede juzgar desde donde está parado. La raza es un dato más, no la regla.
El número de chip es lo único que identifica al animal si se pierde y aparece sin nadie. Vale la pena pedirlo.
Comunicaciones
La pestaña Comunicaciones reúne tres cosas que hoy se hacen por WhatsApp y correo suelto.
Comunicados
Lo que se publica en el portal del residente. Cada uno dice a quién va dirigido:
| Audiencia | Quién lo ve |
|---|---|
| Todos los residentes | Cualquiera con cuenta en el portal |
| Sólo propietarios | Los arrendatarios no |
| Sólo arrendatarios | Los propietarios no |
| Sólo el comité | Quienes están sentados en el comité hoy |
Puedes guardarlo como borrador y publicarlo después, y fijarlo para que quede arriba de todo.
Biblioteca
El reglamento, las actas, las pólizas. Cada documento lleva su carpeta (texto libre: usa las que tu comunidad ya usa) y su audiencia.
Un acta reservada al comité no aparece en la lista de quien no está en él — y si además escribe la dirección del archivo a mano, recibe un 403. Una restricción que sólo esconde no es una restricción.
Y funciona en los dos sentidos: cuando alguien entra al comité, empieza a ver los documentos del comité; cuando sale, deja de verlos. Sin tocar nada.
Cartas a unidades
Para escribirle a unas pocas unidades —las tres del segundo piso, las que tienen estacionamiento— y que quede constancia.
Va por correo a quien responde por cada unidad, y Ver entregas muestra unidad por unidad qué pasó: entregada, sin correo registrado, o falló con su motivo.
Si la unidad 12 no tiene correo, las otras 229 reciben la carta igual y la 12 queda anotada. Un envío que se cae en la mitad deja al resto sin carta y a nadie enterado de cuáles fueron.
Solicitudes de los residentes
Una sección aparte para las filtraciones, los reclamos y los permisos de mudanza.
No viene activada. En Comunicaciones hay un botón para activarla, y al pulsarlo se crea una sección en el menú y una pestaña en el portal. Se puede retirar después desde Configuración → Módulos.
Que el sistema sepa hacer algo no significa que tu comunidad lo use. Una sección que aparece sola es una sección que nadie encendió — y que después de un restablecimiento de fábrica reaparece sin sus datos.
Si tienes instalados Flujos de trabajo, Tableros o Notificaciones, Solicitudes los aprovecha solo: estados propios, vista kanban y avisos en cada cambio. Sin ellos funciona igual, con menos.
Desde el portal el residente abre la solicitud, elige su urgencia y la sigue hasta que se cierra.
Quién entra, y a qué
Todos entran por la misma pantalla de login. El sistema reconoce quién es cada uno y lo deja donde está su trabajo:
| Quien entra | Aterriza en |
|---|---|
| Quien instaló el sistema | El panel completo |
| Administrador | Mis comunidades |
| Conserje | Conserjería, y nada más |
| Dueño o arrendatario | Su portal |
Mis comunidades
Es la puerta. Una tarjeta por cada comunidad que administras, con sus unidades, sus personas y su último cierre. Entra a una y el sistema queda trabajando en ella: recién ahí aparecen Gastos Comunes, Tesorería, Conserjería, Reservas, Asambleas y Cumplimiento.
Quien atiende tres edificios ve la misma pantalla en los tres. Un desplegable no se siente como una decisión, y así es como un egreso termina cargado al edificio equivocado. Entrar sí se siente como una decisión.
Para cambiarte de comunidad, vuelve a Mis comunidades y entra a otra.
Suspender una comunidad
Si eres quien entregó el sistema, cada tarjeta activa trae arriba a la derecha un botón de pausa: Suspender esta comunidad.
Suspenderla la congela:
- Nadie entra: ni su administrador, ni la conserjería, ni los residentes en el portal. A cada uno le aparece un mensaje que dice que está suspendida.
- Sus secciones desaparecen del menú mientras dure.
- No se envía nada desde ella.
No se borra nada. Las unidades, las personas, los cargos y toda la historia quedan intactos, y la tarjeta sigue en Mis comunidades marcada «Suspendida», con su botón Reactivar. Es reversible en un clic.
Es la palanca que responde «este cliente dejó de pagar» o «este edificio cambió de administradora». Por eso la tiene quien entrega el sistema y no el cliente: sería darle el interruptor de su propio servicio.
Una comunidad archivada es una decisión sobre la historia y no se toma desde esta pantalla. Una suspendida está pausada y vuelve cuando la reactivas.
Mientras está suspendida tampoco se pueden editar sus datos: si intentas guardar, el sistema responde que está suspendida. Reactívala primero.
Los cargos de tu comunidad
Antes de agregar personal, el sistema ya trae los cargos de siempre: Conserje, Mayordomo, Aseo, Jardinería, Mantención y Administrativo. Al agregar a alguien, eliges su cargo de la lista — no lo escribes.
Cada cargo dice si entra al sistema:
| No entra al sistema | Trabaja en la comunidad y figura en el personal. Aseo, jardinería, mantención. |
| Atiende el mesón | Entra con su correo y su clave, y ve sólo Conserjería de esta comunidad. |
Si necesitas uno propio —«Conserje de noche», «Portero de turno»— créalo en Comité y personal → Cargos, o con el + que está al lado del selector.
Cuando creas un cargo que atiende el mesón, el sistema prepara solo lo que hace falta para que esa persona entre. No tienes que pasar por Roles y Permisos ni entender de permisos: dices qué hace el cargo, en palabras, y listo.
Dar acceso a un conserje
- Comunidades → Comité y personal.
- En Personal de la comunidad, Agregar: su nombre y su cargo.
- En su fila, Dar acceso al mesón: su correo y una clave.
Entra por la misma pantalla que tú y sólo ve Conserjería de esta comunidad — no alcanza el resto del sistema ni las otras comunidades. Cuando deje de trabajar, Quitarle el acceso: deja de entrar, sigue en el personal y la bitácora de sus turnos no se toca.
El sistema te lo dice nombrándolo: «El cargo Jardinería no entra al sistema. Cámbialo en Cargos a Atiende el mesón si esta persona va a atender el mesón.»
Dar acceso a un residente
En Comunidades → Personas, en la fila de la persona, Invitar al portal. Le llega un enlace para elegir su clave, y después entra por la misma pantalla que todos. Ve su cuenta, sus colillas, sus reservas, puede avisar visitas y pagar en línea el total de su cuenta cuando la administradora tiene la pasarela configurada.
Conectar esta comunidad con otros módulos
Recursos Humanos: llevar al personal
El personal de un condominio se registra siempre en Comité y personal: el nombre, el cargo y desde cuándo trabaja. Eso funciona sin nada más.
Si además llevas sus sueldos, puedes conectar esta comunidad con el módulo Recursos Humanos y trabajarlos sin salir del condominio.
Cómo se enciende
En Comunidades → Datos → Conectada con otros módulos, mueve el interruptor de Recursos Humanos. Se enciende comunidad por comunidad: un condominio puede llevar su conserjería con contratos y liquidaciones mientras el de al lado paga a una empresa de servicios y sólo quiere una lista de nombres.
No hay que preparar nada antes: si nadie había usado Recursos Humanos en esta instalación, encender la conexión lo deja listo — crea lo que el módulo necesita y agrega su sección al menú para que puedas entrar. El sistema te avisa cuando lo hace; apagar la conexión no quita la sección, porque otra comunidad puede estar usándola (eso se hace en Configuración → Módulos).
Si no se deja mover, la propia tarjeta dice por qué:
- «no está instalado en este sistema» — el módulo no forma parte de esta instalación, o alguien lo apagó en Configuración → Módulos. Pídeselo a quien administra la plataforma.
- «no viene incluido en tu plan» — el módulo existe, pero tu licencia no lo incluye. Consúltalo con quien te vendió el sistema.
Y si sólo puedes mirar la tarjeta, es que conectar la comunidad con otros módulos no está marcado (columna Editar) para tu rol en Roles y Permisos. Al Administrador no le pasa: esa cuenta mueve los interruptores siempre.
Qué agrega, una vez conectada
| Dónde | Qué |
|---|---|
| Comité y personal | Al registrar a alguien, su ficha se abre en el mismo acto: el diálogo pide su RUT y la crea al guardar |
| Comité y personal | El botón de la ficha abre, sin salir de la comunidad, su contrato vigente y cuántas liquidaciones y documentos tiene |
| Gastos Comunes → Egresos | Traer remuneraciones: el costo del mes del personal de esta comunidad, listo para anotarlo como egreso |
Recursos Humanos lleva una nómina para toda la instalación, así que el selector de fichas te ofrece sólo las que nadie más tomó y las que ya son de esta comunidad. El conserje del edificio A no aparece elegible desde el edificio B, y su sueldo no puede irse al mes equivocado.
El costo del mes
En Gastos Comunes → Egresos, el botón Traer remuneraciones pide el mes y te muestra primero lo que se va a registrar: cuánto por cada concepto y cuántas personas hay detrás. Nada se anota hasta que aprietas Registrar el egreso.
Lo que se trae es lo que la comunidad le paga a las personas. Los aportes patronales no viajan aquí: se registran aparte como cualquier otro egreso.
Si a alguien del personal no le dijiste contra qué concepto se carga su sueldo, el sistema no registra nada y te lo nombra: se define en Comité y personal, en la ficha de esa persona.
Registrar a alguien abre su ficha
Con la conexión encendida, agregar personal y abrir su ficha son un solo acto. El diálogo pide el RUT —lo único que Recursos Humanos necesita y que además evita que la misma persona termine con dos fichas— y la crea al guardar.
Si en ese momento no tienes el RUT a mano, no te bloquea: la persona queda registrada igual y el sistema te avisa que su ficha quedó pendiente. Cuando lo consigas, edítala, escribe el RUT y guarda: la ficha se abre ahí mismo. Es también la forma de darle ficha a alguien que registraste antes de conectar Recursos Humanos.
Y si esa persona ya tiene ficha —trabajó antes en otra comunidad tuya—, elígela en el desplegable de arriba en vez de escribir el RUT.
En Recursos Humanos el cargo no es un dato de la persona: es una cláusula de su contrato. Así que el cargo que elegiste aquí, junto con su fecha de ingreso, llega allá como un contrato en borrador, esperando lo único que este módulo no puede saber: el sueldo y las condiciones.
En borrador a propósito. Un contrato vigente con sueldo cero sería un documento legal afirmando algo falso, y la nómina lo usaría. Un borrador no cuenta como contrato vigente, no entra en las liquidaciones, y no reemplaza uno que ya esté firmado: sólo se crea para quien todavía no tiene ninguno.
Sirve también para quien registraste antes: vuelve a guardarla desde el personal y su cargo llega a Recursos Humanos.
Sacar a alguien del personal o del comité
Hay dos salidas, y no son lo mismo:
- Dar de baja (personal) o cerrar el período (comité) es lo normal. La persona deja de aparecer entre los vigentes y su sueldo deja de llegar al mes, pero los meses ya cerrados la siguen nombrando y las actas de cuando era presidente siguen teniendo sentido.
- Eliminar es para la fila que nunca debió existir. Borra el registro y no deja historia.
Su cuenta llega a esta comunidad a través de su fila en el personal, así que eliminarla le quitaría el acceso sin decírselo a nadie. El sistema se niega y te lo dice. Su ficha en Recursos Humanos no se toca en ningún caso: es de allá.
Mantención: los ascensores, las bombas y los extintores
Un condominio tiene equipos con mantención que la ley exige, y una vez conectado con Mantención puede llevarlos con su plan, sus órdenes de trabajo y su costo.
Al encender esta conexión, la comunidad pasa a ser una ubicación dentro de Mantención. Eso es lo que hace que sus cosas sean suyas: todo lo que cuelgue de esa ubicación —la sala de máquinas, el subterráneo, cada torre— y todas las órdenes que ocurran ahí pertenecen a este condominio y a ningún otro.
| Dónde | Qué |
|---|---|
| Mantención | Los equipos de esta comunidad, su plan de mantención y sus órdenes de trabajo |
| Cumplimiento | Una exigencia que se resuelve con trabajo —y no con un papel— abre su orden desde su propia fila |
| Gastos Comunes → Egresos | Traer mantención: lo que costaron las órdenes cerradas del mes |
Mantención es un módulo general: sus órdenes no saben qué es una comunidad, y no tienen por qué. Lo que decide de quién es una orden es dónde ocurrió. Por eso la conexión le da a cada comunidad su propia ubicación, y una orden del edificio de al lado no aparece nunca en el mes de éste.
La tarjeta lo dice: la conexión queda interrumpida —encendida pero apuntando a algo que ya no está—. Vuelve a encenderla y se rehace.
Cuántas comunidades puede administrar cada cuenta
Toda instalación se entrega igual: quien la instaló se queda con la cuenta superadmin, y a ti se te entrega una cuenta con rol Administrador. Esa cuenta llega a toda la cartera —así tiene que ser— y cuántas comunidades puede agregar lo decide quien te entregó el sistema.
En Comunidades → Cartera ves tu cupo:
Tu plan incluye 5 comunidades y tienes 3. Puedes agregar 2 más.
Cuando llegas al tope, el botón Nueva comunidad queda apagado y te dice por qué antes de que llenes nada. Las que ya tienes no se tocan: se siguen administrando igual, y editarlas nunca está limitado.
Pídesela a quien te entregó el sistema. El cupo es parte de lo acordado y no se cambia desde tu cuenta — si pudieras, no sería un cupo.
Si tú entregas el sistema
Con la cuenta superadmin tienes una pantalla propia: Mis comunidades → Administradores. Es donde entregas una cuenta y le dices, de una vez, cuánto puede administrar.
Crear la cuenta del cliente — botón Nuevo administrador:
| Campo | Qué es |
|---|---|
| Nombre y Correo | Con ese correo entra, en la misma pantalla que todos |
| Clave | Al menos 8 caracteres. Entrégasela por un medio seguro; puede cambiarla después |
| Rol | Qué secciones abre. Se diseña en Roles y Permisos |
| Cupo de comunidades | En blanco = sin tope · 0 = no agrega ninguna · un número = hasta ahí |
| Nota | La ve el cliente junto a su cupo. Sirve para recordar qué se acordó |
La cuenta y el cupo se crean juntos a propósito: cuando vivían en dos pantallas, una cuenta podía andar una semana sin tope y agregar once comunidades antes de que alguien lo notara.
Cambiar un cupo después — en la misma pantalla, cada fila muestra la cuenta, cuántas comunidades administra hoy y su cupo, editable ahí mismo. Una cuenta sin espacio libre queda marcada «Sin cupo libre». (El mismo cupo se puede ajustar desde Cupos por cuenta, en la pestaña Cartera.)
Tu propia cuenta no aparece en la lista: es la que reparte los cupos, y ponerse uno a sí mismo es un candado con la llave adentro.
Crear una comunidad se la asigna sola a quien la creó. Para pasarle a un cliente una que ya está creada, ábrela y usa Datos de la comunidad → Quién atiende esta comunidad.
Si le bajas el cupo a alguien que ya está por encima, conserva todas sus comunidades y simplemente no puede agregar otra. Perder los datos de un cliente por un número es lo único que el módulo no hace.
Probarlo con datos de ejemplo
Una suite vacía no se puede juzgar: no hay unidades, no hay deuda y todos los informes salen en cero. Por eso viene un cargador de datos de demostración que llena la instalación con dos condominios chilenos creíbles —uno de 48 departamentos en dos torres y otro de 18— con sus alícuotas cuadradas al 100 %, sus propietarios y arrendatarios, su comité, seis meses de gastos comunes ya cerrados y cobrados con morosos en distintos tramos, un convenio de pago, un certificado de deuda, el mesón de conserjería a media jornada, los espacios comunes con sus reservas, una asamblea celebrada con su acta y el tablero de cumplimiento a medio llenar.
Lo corre quien te instaló el sistema, desde el servidor:
php plugins/community-manager/tools/demo-seed.php # llenar
php plugins/community-manager/tools/demo-seed.php --reset # vaciar y volver a llenar
Siembra sólo los módulos de la suite que tengas instalados, y de paso agrega al menú las secciones que falten, así que después de correrlo puedes entrar a cada pantalla y cambiar de comunidad con el selector de arriba.
Con una sola no se ve lo que más importa de la suite: que cada pantalla muestra sólo la comunidad en la que estás parado. Cambia de comunidad en el selector y mira cómo cambian la deuda, el calendario y el tablero.
Estos datos son inventados —los RUT también—. Antes de administrar de verdad,
bórralos volviendo a correr el cargador con --reset y luego vaciando desde
Configuración → Módulos. Si empiezas
a cobrar encima de la demostración, tus informes van a mezclar plata real con
plata de mentira.
Se conecta con
| Módulo | Para qué |
|---|---|
| Gastos Comunes | Le dice qué unidades hay y cuánto paga cada una |
| Conserjería, Reservas, Asambleas | Resuelven contra este padrón a quién pertenece cada visita, reserva y voto |
| Recursos Humanos | Se enciende por comunidad (Datos → Conectada con otros módulos) y trae la ficha, el contrato y las liquidaciones de cada persona, y su costo del mes a Gastos Comunes |
| Mantención | Se enciende igual: los equipos y las órdenes de trabajo de esta comunidad, y su costo del mes a Gastos Comunes |
| Protección de Datos | El padrón se declara solo como dato personal, así que los derechos de la Ley 21.719 funcionan sin configurar nada |
Preguntas frecuentes
¿Puedo eliminar una unidad? Sólo si no tiene historia. Si ya tiene cargos, colillas, reservas, visitas o votos, el sistema se niega y te ofrece desactivarla: un voto de asamblea tiene que seguir apuntando a algo.
¿Y una persona? Igual: se desactiva, no se borra.
¿Qué pasa si el prorrateo no llega a 100%? Puedes seguir trabajando en todo lo demás. Lo único que queda bloqueado es cerrar el gasto común, porque repartir un total sobre alícuotas que no suman 100 significa que alguien no está pagando su parte.
¿Puedo cambiar una alícuota? Con la cuenta de Administrador, sí, siempre. Para cualquier otro rol es una acción aparte que se concede por separado en Roles y Permisos (fila «Comunidades: modificar las alícuotas», columna Editar): corregir un teléfono y recortar el prorrateo no son el mismo trabajo.
¿Los residentes entran al panel? No alcanzan el panel: su cuenta es propia y sólo ve su portal. Pero entran por la misma pantalla de login que tú — el sistema reconoce quién es cada uno y lo lleva a lo suyo. Una sola dirección para todos: administradores, conserjes y residentes.
¿El conserje cómo entra? Por esa misma pantalla, con el correo y la clave que le diste en Comité y personal → Dar acceso al mesón. Al entrar ve sólo Conserjería de su comunidad.