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Flujos de trabajo (Workflow Manager)

¿Para qué sirve?​

Un flujo de trabajo convierte una columna en el estado de un proceso: en vez de escribir "listo" a mano, el usuario ve botones con las únicas acciones válidas desde donde está.

Es el motor de estados del sistema. Otros plugins (notificaciones, tableros Kanban, formularios) se enganchan aquí.

¿Cuándo lo necesitas?​

Si tus registros pasan por etapas que tienen un orden y reglas de quién puede avanzarlas. Ejemplos:

  • Pedidos: recibido → en preparación → listo → entregado (con anular disponible desde cualquiera).
  • Visitas: programada → en proceso → completada (con reprogramar como desvío).
  • Solicitudes: nueva → en revisión → aprobada / rechazada.

Si tus datos son planos (se crean y no cambian de estado), no lo necesitas.

Cómo activarlo​

  1. Registra workflow-manager.
  2. Aparece Flujos de trabajo en el menú.

Configuración inicial​

  1. En la tabla, crea una columna de tipo Workflow (por convención se llama estado).
  2. Ve a Flujos de trabajo en el menú. Tu módulo aparece en la lista de la izquierda; haz clic en él.
  3. En Estados define cada situación posible: un color, un identificador interno (recibido, preparacion, listo, entregado, anulado) y una etiqueta visible (Recibido, En preparación, Listo, Entregado, Anulado).
  4. En Transiciones define los caminos permitidos:
    • Nombre interno (preparar, entregar, anular).
    • Desde qué estados se puede (uno o varios).
    • Hacia cuál lleva.
    • Etiqueta del botón (Preparar, Entregar, Anular).
    • Qué roles pueden ejecutarla.
  5. Si quieres pedir datos al cambiar de estado, elige un formulario en Formulario requerido.

Cómo se usa día a día​

Al abrir un pedido, el usuario ve su estado actual como pastilla de color, y solo los botones que corresponden desde ese estado.

Ejemplo — pedido en Recibido solo ofrece Preparar y Anular. Nadie puede saltarse pasos ni escribir un estado inventado.

Ejemplos reales del sistema:

MóduloFlujo
Pedidosrecibido → en preparación → listo → entregado, con anular disponible desde cualquiera.
Visitasprogramada → en proceso → completada, con reprogramar como desvío.

Formularios requeridos en transiciones​

Cada transición puede exigir un formulario del Form Builder que el usuario debe llenar antes de confirmar el cambio de estado.

Ejemplo: para "Rechazar solicitud", exigir un formulario con "Razón del rechazo" (obligatorio) y "Notas internas".

Se conecta con​

  • Notification Manager — envía email/campana cuando una transición se ejecuta.
  • Form Builder — exigir formulario antes de una transición.
  • Board Manager — tablero Kanban donde arrastrar una tarjeta ejecuta la transición correspondiente.
  • Task Boards — tiene su propio sistema de transiciones dentro de sus columnas Estado.

Preguntas frecuentes​

¿Puedo tener varios workflows en la misma tabla? No en la misma columna. Puedes tener varias columnas tipo Workflow si necesitas dos "líneas de estado" independientes (ej. estado del pedido + estado del pago).

¿Puedo cambiar los estados después de tener registros? Sí, pero con cuidado: los registros que ya están en un estado que decides eliminar quedarán huérfanos. Mejor agregar estados nuevos y solo desactivar los viejos.

¿Se guarda historial de cambios? Sí. Cada transición queda registrada con quién la ejecutó y cuándo. Se consulta desde el registro o desde Logs.

¿Puedo automatizar transiciones por tiempo? La automatización basada en tiempo (ej. "después de 24h en nuevo pasa a vencido") no viene de fábrica — requiere script programado (cron) o desarrollo custom.

¿Qué sigue?​