Google Calendar

¿Para qué sirve?

Conecta una cuenta de Google y lo que se agenda en el sistema aparece solo en su calendario. Sin copiar nada a mano, sin acordarse.

Hoy pueden publicar cuatro módulos, cada uno con su propio interruptor. En la pantalla verás sólo los que tengas activados en tu sistema: si no usas Restaurante, ese interruptor no aparece.

Módulo	Qué aparece en el calendario
Propiedades	Cada visita agendada, con la dirección y cuánto dura
Restaurante	Cada reserva de mesa, con cuántas personas vienen
Mantención	La fecha en que una orden de trabajo debería estar lista
Recursos Humanos	Vacaciones y licencias aprobadas, como días completos
Asambleas	La primera citación de cada asamblea, con su lugar, apenas se convoca
Reservas	Cada reserva confirmada de un espacio común (el quincho, la sala)

Cada persona lo ve en SU calendario

En las visitas y las reservas de mesa, el sistema invita a quien tiene que estar ahí: quien muestra la propiedad, y la persona que viene a verla si dejó su correo. A cada uno le llega la invitación normal de Google, la acepta, y el evento le queda en su propio calendario, con sus propios recordatorios y en su teléfono.

Los demás —vencimientos, ausencias, asambleas y espacios comunes— no invitan a nadie: quien tiene esa orden o esa reserva ya la ve en su módulo, y una invitación de Google encima sería ruido.

¿Cuándo lo necesitas?

• Tu equipo vive en el calendario del teléfono y no va a entrar al panel para ver qué tiene mañana.
• Quieres ver en un solo lugar todo lo que pasa esta semana: las visitas, las reservas y quién está de vacaciones.
• Trabajas con gente de fuera —un cliente, un proveedor— y quieres que reciban la cita como cualquier otra reunión.

Si nadie usa el calendario de Google, no lo necesitas: los avisos por correo y los recordatorios de cada módulo siguen funcionando igual.

Cómo activarlo

Configuración → Módulos, y enciende Google Calendar. Aparece en el menú como una sección propia. Sólo un administrador entra: la pantalla guarda las credenciales de una cuenta de Google.

Configuración inicial

Es la parte larga y se hace una sola vez. Son unos 15 minutos, y no hace falta saber programar: es llenar formularios en la consola de Google.

Necesitas la cuenta de Google de tu empresa — la misma que va a tener el calendario. Ten a mano la pantalla del módulo abierta en otra pestaña, porque vas a copiar y pegar entre las dos.

Paso 1 — Entrar a la consola de Google

Abre console.cloud.google.com e inicia sesión con la cuenta de la empresa.

La primera vez te va a pedir aceptar los términos y elegir un país. Es normal: la consola es gratis y no te pide tarjeta para lo que vamos a hacer.

Paso 2 — Crear un proyecto

Arriba a la izquierda, al lado del logo de Google Cloud, hay un selector de proyectos. Ábrelo y pulsa Proyecto nuevo.

• Nombre: algo que reconozcas dentro de un año, por ejemplo Calendario Mi Empresa.
• Ubicación: déjala como está.

Pulsa Crear y espera unos segundos. Cuando termine, asegúrate de que el selector de arriba muestra tu proyecto nuevo: si sigue en otro, todo lo que hagas después se guarda en el proyecto equivocado y no funcionará.

Paso 3 — Encender la API de Calendar

Un proyecto nuevo no puede hablar con ningún servicio de Google hasta que lo habilitas.

1. En el buscador de arriba escribe Google Calendar API.
2. Entra al resultado que dice Google Calendar API.
3. Pulsa Habilitar.

Si el botón dice Administrar en vez de Habilitar, ya estaba encendida.

Paso 4 — La pantalla de consentimiento

Es la ventana que verás al conectar, la que dice «tal aplicación quiere acceder a tu cuenta». Google exige configurarla antes de crear credenciales.

Busca Pantalla de consentimiento de OAuth en el menú lateral.

Tipo de usuario — aquí hay una decisión que importa:

Elige	Cuándo	Qué implica
Interno	Tu correo es de Google Workspace (tu dominio propio, tu@tuempresa.cl)	Lo mejor: sin advertencias, sin revisión de Google, y la conexión no vence
Externo	Tu correo es @gmail.com	Funciona igual, pero hay que publicar la app — ver el paso 6

Si «Interno» aparece gris, es que tu cuenta no es de Workspace: usa Externo.

Después completa lo básico:

• Nombre de la aplicación: lo que verás en la pantalla de permisos. Pon el nombre de tu empresa, no «prueba».
• Correo de asistencia: el tuyo.
• Datos de contacto del desarrollador: el tuyo otra vez.

Guarda y continúa. En la pantalla de Permisos (scopes) no agregues nada: los permisos los pide el sistema al conectar. Guarda y sigue hasta el final.

Paso 5 — Crear el ID de cliente y el secreto

Ahora sí, lo que el módulo te pide.

1. En el menú lateral, Credenciales.
2. Arriba, Crear credenciales → ID de cliente de OAuth.
3. Tipo de aplicación: Aplicación web. (Este es el error más común: si eliges «Escritorio» u «Otro», la conexión falla más adelante sin decir por qué.)
4. Nombre: Sistema web o lo que quieras; es sólo para ti.
5. Baja hasta URIs de redireccionamiento autorizados y pulsa Agregar URI.
6. Vuelve a la pantalla del módulo, copia la URL de redirección autorizada con el botón de copiar, y pégala ahí.
7. Pulsa Crear.

Google te muestra una ventana con el ID de cliente y el secreto de cliente. Cópialos: son los dos valores que van en la pantalla del módulo.

La URL tiene que coincidir carácter por carácter

Es lo que más falla. http no es https, sobra o falta una barra al final, o tu sistema vive en una subcarpeta y se omite. Google compara el texto exacto y, si no calza, rechaza la conexión con un error que no explica cuál fue el problema.

Por eso el módulo te la muestra con un botón para copiarla: no la escribas a mano.

¿Perdiste el secreto?

No se puede volver a ver, pero sí crear otro: entra a la credencial y pulsa Agregar secreto. El anterior se puede borrar después.

Paso 6 — Publicar la aplicación (sólo si elegiste «Externo»)

Este paso es el que casi nadie hace, y es el que hace que la conexión se caiga sola a los pocos días.

Mientras la app esté en estado Prueba, Google caduca el permiso a los 7 días. El calendario funcionaría una semana y después dejaría de recibir eventos, sin aviso.

Para evitarlo: en Pantalla de consentimiento de OAuth, busca el estado de publicación y pulsa Publicar aplicación. Confirma.

Al conectar vas a ver una pantalla que dice «Google no ha verificado esta aplicación». Es esperable y no es un error: significa que Google no ha revisado la app, no que sea peligrosa — la app es tuya, corre en tu servidor y sólo toca tu calendario. Para continuar:

1. Pulsa Configuración avanzada abajo a la izquierda.
2. Pulsa Ir a (nombre de tu app) (no seguro).

Sólo lo verás la primera vez, y sólo tú, porque eres la única persona que conecta una cuenta.

¿Y si quiero que no aparezca esa advertencia?

Se puede pedir a Google que verifique la app, desde la misma pantalla. Es un trámite que toma días o semanas y pide, entre otras cosas, un video mostrando el uso. Para una sola cuenta propia no vale la pena: la advertencia se pasa una vez y nunca más.

Paso 7 — Conectar, elegir calendario y encender

De vuelta en el módulo:

1. Pega el ID de cliente y el secreto y pulsa Guardar credenciales.
2. Pulsa Conectar una cuenta. Te lleva a Google: elige la cuenta de la empresa, acepta los permisos (y pasa la advertencia del paso 6 si sale).
3. Vuelves solo al módulo, que ahora muestra la cuenta conectada.
4. Elige en qué calendario se escribe.
5. Enciende los módulos que quieras publicar.

Crea un calendario aparte antes de este paso

En calendar.google.com, «Otros calendarios → + → Crear calendario», llámalo por ejemplo Visitas. Luego elígelo aquí.

Así lo compartes con tu equipo sin darles tu agenda personal, y si algún día quieres apagar todo, borras ese calendario y listo.

Cómo saber que quedó bien

Enciende sólo un módulo, agenda algo de prueba y míralo en calendar.google.com. Debería aparecer en segundos.

Si no aparece, la pantalla del módulo muestra arriba el motivo. Los tres más comunes:

Lo que dice	Qué pasó
Google rechazó las credenciales	El ID, el secreto o la URL de redirección no coinciden con los de la consola
Vuelve a conectar la cuenta	El permiso caducó — casi siempre es el paso 6 sin hacer
No se pudo contactar a Google	Tu servidor no tiene salida a internet, o el firewall bloquea la conexión

Cómo se usa día a día

No se usa. Esa es la idea.

Agendas una visita como siempre y el evento aparece. La mueves de hora y el evento se mueve, y a los invitados les llega el cambio. La cancelas y el evento desaparece del calendario — no se queda tachado, porque un evento que sigue ahí es alguien manejando a una visita que ya no existe.

Guardar sin cambiar nada no molesta a nadie

Si abres una visita, corriges una nota y guardas, el sistema se da cuenta de que la cita no cambió y no avisa de nuevo a los invitados. Sólo se notifica lo que de verdad cambió: la hora, el lugar, quién va.

Qué pasa si algo falla

Nada de lo tuyo. Si Google no responde, o la conexión venció, la visita se agenda igual, la reserva se toma igual y la licencia se aprueba igual: el calendario es un aviso más, no un requisito. Cuando la conexión tiene un problema, la pantalla del plugin lo dice arriba.

Se conecta con

• Propiedades — las visitas a terreno.
• Restaurante — las reservas de mesa.
• Mantención — el vencimiento de las órdenes.
• Recursos Humanos — las ausencias aprobadas.
• Asambleas — la citación de cada asamblea convocada.
• Reservas — las reservas de espacios comunes.
• Google Drive — es otra conexión, independiente. Se conectan por separado, y puedes tener una sin la otra.

Preguntas frecuentes

¿Puede el sistema leer mi calendario? No. Pide tres permisos, cada uno el más estrecho posible para lo que hace:

• Crear y editar sus propios eventos. No puede leer, cambiar ni borrar nada de lo que ya tenías.
• Ver la lista de tus calendarios, para que puedas elegir en cuál escribe. Ve los nombres, no lo que hay dentro de ellos.
• Saber tu dirección de correo, sólo para mostrarte qué cuenta quedó conectada.

Existe un permiso más cómodo que habría cubierto los dos primeros de una vez, pero también deja leer todos los eventos de la cuenta. Por eso no se usa.

¿Y si desconecto la cuenta? Deja de escribir. Lo que ya se publicó se queda en el calendario: son eventos tuyos, y borrarlos al desconectar sería vaciarle la agenda a alguien sin avisar.

¿Cada persona tiene que conectar su cuenta? No. Se conecta una sola, la de la empresa. Cada quien recibe los eventos que le corresponden como invitaciones.

El cliente que viene a ver la casa, ¿recibe un correo de Google? Sí, si dejó su correo: la invitación estándar, igual que cualquier reunión. Si prefieres que no, apaga el interruptor de ese módulo o no guardes su correo en la ficha.

¿Aparecen las visitas viejas al conectar? No. Se publica de aquí en adelante, a medida que se agenda o se modifica algo. Si quieres que una visita antigua salga, ábrela y guárdala.

Tengo dos sistemas conectados al mismo calendario, ¿se pisan? No. Cada evento queda ligado a la fila que lo creó, así que cada sistema sólo toca los suyos.

¿Qué sigue?

• Propiedades, para agendar la primera visita que aparezca en el calendario.
• Plantillas de correo, si además quieres afinar los avisos por correo que manda cada módulo.
• Automatizaciones, para los recordatorios que se mandan solos antes de cada visita.