Reservas de Servicios (Booking Manager)

¿Para qué sirve?

Es una agenda de citas para cualquier negocio que atiende con profesionales, espacios o equipos que no se pueden duplicar: una consulta (cada profesional), un centro médico (cada box), un taller mecánico (cada elevador), una cancha o una sala de talleres.

La idea de fondo es una sola: un servicio ocupa a una persona, un espacio o un equipo durante un rato, y reservarlo bloquea ese tiempo para que nadie más lo tome. Todo lo demás son variaciones de eso.

¿Cuándo lo necesitas?

Cuando vendes tiempo de alguien o de algo, no un producto de la góndola:

• Das hora con una persona (un profesional, un técnico, un estilista).
• Arriendas un espacio o equipo por franjas (una cancha, un box, una sala).
• Necesitas que dos personas no reserven la misma hora con la misma profesional o sala.

Si en cambio vendes productos en un mostrador, eso es el Punto de venta; y si atiendes mesas en un local, es Restaurante.

Cómo activarlo

1. Entra a Agregar Sección → Tipo: Plugin y elige Reservas de Servicios (también desde Configuración → Módulos). Sus tablas se crean solas la primera vez.
2. Dale acceso a la sección al rol de quien va a agendar, en Roles y Permisos.

Configuración inicial

Todo se hace en el botón Configurar, arriba a la derecha de la pantalla de Reservas. Se abre un diálogo con siete pestañas; las tres primeras son las que hay que llenar antes de poder agendar nada:

1. Profesionales — con quién y con qué se atiende: cada persona, box, sala, cancha o equipo. Lleva un color para reconocerlo en el calendario, y una lista de qué sabe hacer (separada por comas) que después los servicios pueden exigir. A una persona puedes ponerle su cargo o especialidad ("Nutricionista"), que tu sitio muestra bajo su nombre, y un correo donde le llega un aviso cada vez que alguien reserva con ella desde el sitio.

   Una persona que trabaja en dos locales lleva dos fichas

   Uno por sucursal, porque su horario es distinto en cada una.

2. Servicios — qué se ofrece: su duración, su precio, la pausa que deja después (para preparar o limpiar), y —lo más importante— qué hace falta para atenderlo: una persona, una sala, un equipo, y con qué habilidad. Puede pedir varias cosas a la vez ("una sala y un técnico").

   Un servicio sin esa lista no se puede agendar

   Si no dice qué necesita, el sistema no sabe a quién ni con qué reservarlo, y nunca ofrece horas para él. El diálogo siempre deja al menos una línea puesta —"una persona"— justamente para que no pase.

3. Horarios — cuándo se puede agendar con cada profesional o espacio, día por día. Un día puede tener varios tramos (mañana y tarde, con el almuerzo al medio).

   Guardar reemplaza la semana completa

   Lo que quede en pantalla al apretar Guardar horario es el horario que queda. Por eso el diálogo primero carga el horario actual: lo que ves es lo que hay.

Las demás pestañas se usan sobre la marcha:

• Excepciones — un feriado, unas vacaciones o un día con horario especial. Manda sobre el horario semanal. Solo se listan de hoy en adelante.
• Clientes — el padrón. La búsqueda la hace el servidor mientras escribes, así que la lista no se vuelve lenta cuando el padrón crece.
• Lista de espera — ver más abajo.
• Reserva en línea — para que tus clientes tomen hora solos desde tu sitio. Ver Recibir reservas desde tu sitio.

Sin profesionales, servicios y horarios no hay hora que ofrecer

El buscador de horas libres se apoya en los tres. Si un servicio no dice qué necesita, o nadie que lo pueda atender tiene horario, no aparecen horas — no es un error, es que falta configurar.

Cómo se usa día a día

La pantalla Agenda tiene cuatro pestañas:

Pestaña	Qué ves ahí
Agenda	Cuatro cifras arriba (horas de hoy, las que faltan confirmar, la ocupación de la semana y la próxima hora) y el calendario. Tocas el nombre de una profesional o sala para ocultarla, y los estados para filtrar.
Talleres	Las fechas de tus talleres y círculos, con sus cupos y quién se inscribió. Ver Talleres y círculos con cupo.
Pagos	Lo que se debe y lo que entró, con filtros por fecha, estado y forma de pago. Los totales de arriba cuentan todo lo filtrado, no sólo lo que se ve en la página.
Evaluaciones	Lo que dijeron tus clientas después de su hora.

Al tocar una hora en el calendario se abre su ficha: con quién es, cómo contactarla (teléfono, WhatsApp, correo), si ya pagó y los botones para confirmarla, marcarla atendida o cancelarla.

Para tomar una cita, toca Nueva reserva:

1. Elige el servicio y busca al cliente escribiendo su nombre, correo o teléfono (con Enter tomas el primero de la lista).
2. Elige cómo buscar la hora:
   • Tú eliges — con quién y a qué hora exacta; el sistema sólo revisa que esté libre.
   • Quien esté libre — el sistema propone a la mejor persona según tus reglas de reparto (ver abajo).
   • Lo antes posible — la primera hora libre en los próximos 7 días, desde el día y la hora que indiques.
3. Toca Buscar horas libres. Aparecen como tarjetas; la primera viene marcada como Sugerida. Elige una y confirma. Si dos personas intentan la misma hora casi a la vez, sólo una gana: la otra ve que esa hora se acaba de ocupar.

Los talleres no están aquí

Un servicio grupal no aparece en Nueva reserva: se inscribe a alguien desde la pestaña Talleres (ver más abajo).

Después, sobre una reserva puedes cambiar su estado (confirmada, atendida, no se presentó, cancelada) y moverla a otra hora o a otra profesional.

Cuando eliges «Quien esté libre»

El sistema no reparte al azar: puntúa cada opción y elige la mejor, con cuatro criterios que puedes pesar a tu gusto:

• Continuidad — preferir a quien ya atendió a ese cliente.
• Carga pareja — preferir el que va menos ocupado hoy.
• Especialización — preferir el que calza con lo que el servicio pide.
• Menos huecos — dejar la agenda lo más compacta posible.

La cola de espera

Si no hay hora en la ventana que el cliente quiere, lo puedes anotar en la cola de espera con su rango preferido, desde Configurar → Lista de espera. Cuando se libere un hueco que calce, queda para avisarle.

El aviso es a mano

El sistema anota y ordena por prioridad, pero no llama ni escribe solo.

Talleres y círculos con cupo

Un taller, un círculo de mujeres o una clase no se reservan como una hora suelta: tú abres una fecha (el sábado a las 10:00, con doce cupos) y las personas toman un cupo en ella.

Crear un taller grupal

1. En Configurar → Servicios, crea el servicio (por ejemplo «Círculo de mujeres») y activa Es grupal.
2. Escribe cuántos cupos por sesión tiene. Es el número que se propone al abrir cada fecha; en cada una lo puedes cambiar.
3. Si quieres que se inscriban desde el sitio, activa también Se puede reservar desde el sitio público.

Abrir una fecha

En la pestaña Talleres, toca Abrir fecha y elige el taller, el día, la hora, quién lo guía y, si quieres, dónde (la sala). Esa hora queda bloqueada en la agenda de quien guía y de la sala: nadie puede reservarles una hora individual encima.

Un sábado también se ve

Aunque nadie tenga horario de atención ese día, el calendario muestra el día del taller. En el calendario se ve como un bloque rayado con las inscritas y los cupos, por ejemplo 5/12.

Quién se inscribió

Toca Participantes en la lista (o el bloque del taller en el calendario). Ahí:

• ves a cada persona, si ya pagó y si se inscribió desde el sitio;
• inscribes a alguien buscándola por nombre, correo o teléfono;
• marcas Asistió o No asistió después del taller;
• cancelas una inscripción: le avisamos por correo y su cupo queda libre.

Cada inscripción es como una hora propia: tiene su cobro en Pagos, su correo de confirmación, su recordatorio y su evaluación.

Cerrar o cancelar una fecha

• Cerrar inscripciones (el candado) deja de recibir inscritas sin cancelar a nadie. Lo puedes reabrir.
• Cancelar la sesión cancela a todas las inscritas y les avisa por correo. A quien ya pagó, el correo le dice que se le devolverá el dinero.

Con inscritas no se cambia la hora

Si ya hay personas inscritas, la fecha y la hora no se pueden cambiar: ellas llegarían a una sala vacía. Cancela la sesión (se les avisa) y abre otra. Los cupos sí se pueden subir, pero no bajar de las que ya se inscribieron.

Desde el sitio

En el bloque Reservar hora, un taller aparece con la marca «Grupal» y cuántas fechas tiene abiertas. Quien lo elige ve las fechas con los cupos que quedan (nunca quién más va) en vez del calendario, y sigue igual que con una hora: sus datos, cómo paga y listo. Un taller sin fechas abiertas no se muestra.

Recibir reservas desde tu sitio

Tus clientes pueden elegir servicio, profesional, día y hora solos, desde una página de tu sitio web, y dejar pagado o anunciado cómo van a pagar.

Cómo encenderlo

1. En Configurar → Servicios, marca en cada servicio que quieras ofrecer «Se puede reservar desde el sitio».
2. En Configurar → Reserva en línea, enciende «Recibir reservas desde el sitio web» y guarda.
3. En Páginas Web, abre la página donde quieras el calendario y agrega el bloque Reservar hora. Hay uno con todos los servicios y uno por servicio, que abre directo en él (útil en la página que habla de ese servicio).

La persona que visita tu sitio recorre tres pasos: qué necesita (y con quién, si más de una persona lo atiende), qué día y a qué hora, y sus datos.

El calendario toma el color de tu sitio

El bloque usa la letra de tu sitio. Para darle tu color, agrega en Páginas Web → CSS y JavaScript del sitio: .bkgw { --bkgw-accent: #b86f5e; } (con el color que quieras).

Qué horas se ofrecen

En Reserva en línea decides:

• Anticipación mínima — con 2 horas, a las 10:00 la primera hora que se ofrece es la de las 12:00. Así nadie reserva para dentro de 20 minutos.
• Horas que se ofrecen, cada — 15 minutos, 30 minutos o hora en punto. Con hora en punto, una consulta de una hora se ofrece a las 9:00, 10:00, 11:00… y nadie reserva a las 9:15 dejando un cuarto de hora inservible.
• Se puede cancelar hasta — cuántas horas antes la clienta puede cancelar sola desde su correo.

Cómo se paga

Elige una o varias formas; la clienta escoge entre las que dejes encendidas:

• En la consulta — paga el día de su hora.
• Transferencia — escribe tus datos bancarios. Se muestran al reservar y van en el correo. La hora queda pendiente hasta que registras el pago en Pagos: registrarlo confirma la hora solo y le avisa a la clienta.
• Pago en línea — con tarjeta, a través de Payku. La hora se guarda mientras paga (60 minutos por defecto, configurable); si no paga a tiempo, se libera sola. Al pagar, queda confirmada y pagada.

Sin Payku configurado no se ofrece el pago en línea

Aunque lo enciendas aquí, el sitio no muestra esa opción hasta que Payku tenga su token. El diálogo te lo avisa.

Las horas que no se pagan en línea quedan pendientes hasta que alguien las confirme en el calendario, salvo que enciendas «Confirmar solas las reservas que no se pagan en línea».

Los correos

Con «Avisar por correo a quien reserva y a quien atiende» encendido:

Cuándo	A quién
Reserva desde el sitio	La clienta (solicitud recibida o confirmada) y la profesional, más la copia que indiques
Confirmas la hora en el calendario	La clienta
Mueves la hora a otro día, otra hora u otra profesional	La clienta, con el horario nuevo y el anterior
Cancelas la hora desde el calendario	La clienta
Se paga en línea	La clienta y la profesional
La clienta cancela desde su correo	La clienta, la profesional y la copia. Si ya estaba pagada, el aviso dice que hay que devolver el pago
Antes de la hora	La clienta (recordatorio)
Después de la hora	La clienta (pedido de evaluación)

Cada correo trae un botón a la página de su hora, donde la clienta la ve, la cancela, la paga o la evalúa, sin crear cuenta ni contraseña. Los textos se editan en Configuración → Correo, en el grupo Reservas.

El recordatorio y la evaluación los manda una tarea programada

Activa en Automatizaciones la tarea «Recordar las horas y pedir evaluaciones». Corre cada 15 minutos, nunca manda dos veces el mismo correo, y también es la que libera las horas con pago en línea que nadie pagó.

Las evaluaciones

Si enciendes «Pedir una evaluación después de la hora», la clienta recibe un correo cuando termina su hora y puede darle de 1 a 5 estrellas y un comentario. Sólo se pide a las horas atendidas o confirmadas (si marcas a alguien como no se presentó, no se le pide), y sólo de la última semana: encenderlo no le escribe a toda tu clientela antigua.

En Configurar → Evaluaciones ves el promedio y cada comentario. Si la clienta autorizó publicarlo y tienes Testimonios, el botón Llevar a Testimonios lo copia allí como borrador, con su nombre y la inicial de su apellido; lo publicas desde esa sección.

Dar acceso a una profesional

Cada profesional puede entrar al sistema y gestionar su propia agenda, sin ver la de las demás ni la configuración del negocio.

1. En Configurar → Profesionales y espacios, abre su ficha y escribe su correo. Guarda.
2. En el bloque Acceso al sistema, pulsa Crear su acceso. El sistema le crea una cuenta con el rol Profesional y le envía su clave por correo; la pantalla también te la muestra una sola vez, por si el correo no llega.
3. Si esa persona ya tiene una cuenta en el panel (por ejemplo, porque también administra), usa Vincular una cuenta existente con su correo. Su rol no cambia.

Al entrar, la profesional llega directo a su agenda y puede:

• ver sólo sus horas, confirmar las pendientes, marcarlas atendidas, cancelarlas o moverlas dentro de su agenda;
• tomar una hora nueva para una clienta suya;
• ajustar sus horarios y excepciones (vacaciones, un día libre);
• corregir su nombre, cargo, correo y color en Mi perfil;
• leer sus evaluaciones.

No ve ni cambia los servicios, los precios, la lista de clientas completa, la reserva en línea ni la agenda de otras profesionales.

Quitar el acceso

Quitar acceso la desvincula de la agenda. Si su cuenta se creó sólo para esto, además queda desactivada. Una cuenta vinculada que tenía otro rol sólo se desvincula.

El Administrador ve todo

Quien tiene el rol Administrador ve la agenda completa aunque también atienda.

La cuenta «Mis horas» de tus clientas

En Configurar → Reserva en línea, enciende «Crear una cuenta Mis horas a quien reserva desde el sitio». Desde entonces:

1. La primera vez que alguien reserva, le llega un correo para crear su clave. El enlace funciona 7 días y una sola vez.
2. Con su clave entra a Mis horas y ve sus próximas horas (con un botón para verlas, pagarlas o cancelarlas) y su historial (atendidas, canceladas y las que puede evaluar). También puede corregir su nombre y teléfono y cambiar su clave.
3. Si olvida la clave, la pide de nuevo desde la misma página.

Para que tus clientas la encuentren, enlaza «Mis horas» desde tu sitio (el diálogo te muestra la dirección) y escribe en Página del sitio donde se reserva la dirección de tu página de reservas, para el botón Reservar otra hora.

La cuenta es de quien tiene el correo

Reservar con un correo no basta para entrar a esa cuenta: la clave sólo se crea con el enlace que llega a ese correo. Así nadie ve las horas de otra persona escribiendo su correo al reservar.

Seguridad

Tras cinco claves erradas la cuenta espera 15 minutos. La página no dice si un correo tiene cuenta o no, y los enlaces para crear la clave se guardan de forma que ni quien tenga una copia de la base puede usarlos.

Se conecta con

• Payku — para cobrar en línea al reservar.
• Automatizaciones — manda los recordatorios y los pedidos de evaluación.
• Testimonios — recibe las evaluaciones que la clienta autorizó publicar.
• ntfy — avisa al celular del equipo cuando entra una reserva, en los topics que marques «Reservas nuevas».
• Páginas Web — donde va el bloque Reservar hora.

Por lo demás funciona solo, sin depender de nada. Si además tienes Sucursales, cada local ve sólo sus reservas, profesionales y horarios: la sucursal activa manda, y nadie agenda en un local que no es el suyo.

Preguntas frecuentes

¿Puedo tener un servicio que ocupe a una profesional y una sala a la vez? Sí. En el servicio dices cuántos y de qué tipo; la reserva bloquea todos a la vez y sólo se puede tomar si los dos están libres.

¿Qué pasa si cambio el horario de una profesional? El horario nuevo rige de ahí en adelante; las reservas ya tomadas siguen donde estaban.

¿El cliente puede reservar solo desde la web? Sí: ver Recibir reservas desde tu sitio.

¿La clienta necesita crear una cuenta? No es obligatorio: cada correo trae un enlace secreto a su hora, y con él la ve, la paga, la cancela o la evalúa. Si activas Mis horas, además puede crear su cuenta para ver todas sus horas en un solo lugar.

¿Una profesional puede ver las horas de otra? No. Sólo ve las horas donde atiende ella. Si intenta abrir otra por su número, el sistema la rechaza.

Alguien reservó dos veces con el mismo correo. ¿Quedan dos clientes? No: el mismo correo es la misma clienta, y su historial queda junto.

¿Sirve para talleres grupales, con varios cupos a la misma hora? Sí: ver Talleres y círculos con cupo.

¿Qué pasa si dos personas toman el último cupo al mismo tiempo? Sólo una lo consigue. A la otra el sitio le dice que se acaban de ocupar los últimos cupos y le muestra las otras fechas.

¿Una profesional puede abrir sus propios talleres? Sí, siempre que los guíe ella. No puede abrir uno a nombre de otra, ni ver las inscritas de un taller ajeno. Crear el servicio grupal sí queda para quien administra.

¿Qué sigue?

• Sucursales — para que cada local lleve su propia agenda.
• Punto de venta — si además cobras productos en un mostrador.
• Payku — para cobrar en línea las horas que se reservan desde el sitio.