Tableros de trabajo (Task Boards)

¿Para qué sirve?

Este plugin es un gestor de tareas completo, al estilo de monday.com, independiente de tus tablas de datos. Sirve para organizar el trabajo del equipo: checklists, proyectos, campañas.

Diferente a Board Manager, que trabaja sobre tus módulos con workflow. Task Boards tiene datos propios — pensado para gestión de proyectos genéricos.

¿Cuándo lo necesitas?

• Gestionar proyectos internos (rediseño del sitio, campaña de marketing, planificación de eventos).
• Coordinar tareas de un equipo.
• Reemplazar Monday/ClickUp/Asana en tu instalación.

Si tus "tareas" son en realidad registros de tu CMS (pedidos, leads), usa Board Manager.

Cómo activarlo

1. Registra task-boards.
2. Aparecen Tableros y Notificaciones en el menú (la segunda es el centro de notificaciones propio del plugin, se autoprovisiona al abrir Tableros).

Vista Tabla

Los elementos se agrupan en grupos de colores. Cada elemento puede tener subelementos (hasta tres niveles) y las columnas se editan haciendo clic directamente en la celda.

Ejemplo real de la Cafetería: tablero "Operación Cafetería Aroma" con grupos "Apertura y cierre", "Mejoras del local", "Marketing y campañas". Cada elemento puede tener subtareas (checklists) que alimentan la barra de progreso automática.

Tipos de columna del tablero

Columna	Para qué
Estado	Etiquetas de colores que tú defines. Alimenta el kanban y la barra de avance.
Responsable	Uno o varios usuarios del sistema, con su inicial en un círculo.
Cronograma	Fecha de inicio y término. Alimenta el calendario y el Gantt.
Fecha / Número / Texto	Datos sueltos.
Desplegable	Varias etiquetas a la vez (por ejemplo, categorías).

Las otras tres vistas

El mismo tablero mirado distinto; se cambia con las pestañas de arriba.

• Kanban: una columna por etiqueta de estado; se arrastra para mover.
• Calendario: elementos con Cronograma o Fecha, ubicados en el mes.
• Gantt: cada barra es un Cronograma. Los botones Día/Semana/Mes cambian el zoom.

Automatizaciones por palabra clave

En el menú ··· del tablero puedes definir reglas: si el nombre de una tarea contiene "urgente" o "cierre", que se marque Prioridad Alta sola. Se aplica al crear y al renombrar.

Exportar un tablero como plantilla

Desde el mismo menú puedes exportar el tablero a un archivo JSON e importarlo en otro sistema. Es la forma de reutilizar una estructura que te funcionó.

Formularios obligatorios en cambios de estado

Sirve para que nadie cierre una tarea sin dejar constancia. Por ejemplo, que pasar un reemplazo a Completado exija anotar quién cubrió el turno y las observaciones del cierre.

1. Primero crea el formulario en Constructor de formularios (si no lo ves en el menú, agrégalo con Agregar Sección).
2. En el tablero, Configuración → columna Estado → botón de editar. Junto a cada etiqueta aparece un selector de formulario.
3. Elige el formulario en la etiqueta que quieras proteger y guarda. Las demás etiquetas siguen funcionando normal.
4. Desde ahora, al mover una tarea a esa etiqueta —tanto en la tabla como arrastrando en el kanban— se abre el formulario. Si lo cancelas o lo dejas incompleto, la tarea no cambia de estado.

Cada respuesta se guarda en el Constructor de formularios junto con el tablero, la tarea y el estado al que se pasó, así que puedes revisarlas o exportarlas.

Notificaciones del tablero

En Configuración del tablero puedes activar tres avisos que llegan a la campana (y por correo si lo marcas):

Aviso	Cuándo llega y a quién
Asignación	Cuando agregas a alguien en columna Responsable, esa persona recibe el aviso. Si sacas y vuelves a guardar a los mismos, no se repite.
Cambio de estado	Cuando cambias el estado de una tarea, se avisa a sus responsables.
Vencimiento	Según los días de anticipación que definas, se avisa a los responsables de tareas por vencer o vencidas.

:::tip Dos cosas que el sistema cuida solo

• Nunca te notifica de tus propias acciones (si tú mueves la tarjeta, no te llega aviso).
• Las tareas completadas no molestan con avisos de vencimiento.
• Cada aviso de vencimiento se manda una sola vez, aunque abras el tablero muchas veces al día. :::

La sección "Notificaciones" del menú

Aparece sola en la barra lateral cuando entras a Tableros por primera vez. Tiene cuatro pestañas:

Pestaña	Para qué sirve	Quién la ve
Bandeja	Todas tus notificaciones (la campana solo muestra las últimas). Buscar, filtrar, marcarlas como leídas.	Todos
Mis preferencias	Tú decides qué avisos quieres recibir, si por correo, y puedes silenciar tableros completos.	Todos
Por tablero	Tabla con todos los tableros para activar/desactivar sus avisos de una sola vez.	Superadmin y admin
Reglas	Avisos a medida: "cuando algo pase a Cancelado en Reemplazos, avisar a Gerencia". Personas específicas o roles.	Superadmin y admin

:::info Quién manda sobre qué El tablero decide qué avisos existen. Las reglas agregan destinatarios extra (un supervisor que no es responsable). Tus preferencias filtran al final. Tus preferencias solo pueden quitarte avisos, nunca darte los que el tablero tiene apagados. Para el correo es al revés: tu elección personal manda sobre la del tablero. :::

Se conecta con

• Form Builder — formularios obligatorios en cambios de estado.
• HR Manager — al aprobar una ausencia crea automáticamente una tarjeta en un tablero configurable.

Preguntas frecuentes

¿Puedo importar/exportar tableros? Sí — como plantilla JSON. Es el mecanismo recomendado para replicar tableros entre instalaciones.

¿Puedo tener permisos por tablero? Sí. Cada tablero tiene roles autorizados a ver / editar / gestionar estructura.

¿Los datos son parte del CMS? Sí, se guardan en tablas específicas. Los archivos adjuntos se manejan como cualquier upload.

¿Reemplaza a Monday? Cubre las funcionalidades principales (grupos, subitems hasta 3 niveles, 4 vistas, notificaciones, reglas por keywords). No incluye integraciones con Slack, Google Drive ni IA generativa.

¿Qué sigue?

• Board Manager — alternativa cuando las tarjetas son registros de un módulo CMS.
• Form Builder — para formularios obligatorios en cambios de estado.