Cumplimiento
¿Para qué sirve?
Para tener en una sola pantalla todo lo que tu organización tiene que poder demostrar: qué se exige, cuándo vence, quién responde y con qué documento se acredita.
El día que llega una fiscalización, un seguro o un comité preguntando, la respuesta no puede ser «tiene que estar en alguna carpeta».
¿Cuándo lo necesitas?
Cuando llevas esa lista en una planilla y la planilla no avisa. Es especialmente útil para:
- condominios — carpeta técnica, mantenciones, seguros, laboral;
- cualquier organización con obligaciones periódicas — talleres con revisión técnica, clínicas con autorizaciones, obras con permisos, flotas con documentación.
No necesita Comunidades ni ningún otro módulo de la suite. Si lo instalas junto a Comunidades, cada condominio lleva su propia lista y el módulo lo entiende solo. Si lo instalas suelto, lleva las obligaciones de tu empresa. Los dos modos son igual de válidos.
Cómo activarlo
- Configuración → Módulos → Cumplimiento.
- En Roles y Permisos, concede la sección a quien lleva las obligaciones.
- Entra a la sección y empieza por Paquetes.
Configuración inicial
Empezar con un paquete
Paquetes trae listas hechas por rubro. La que viene incluida es Condominio acogido a la Ley 21.442: 47 exigencias en siete categorías —Gestión Administrativa, Mantenciones, Recursos Humanos, Seguros, Gestión de la Copropiedad, Carpeta Técnica y Otros—.
Las periodicidades y los plazos de aviso son valores razonables observados en la práctica, no citas de la ley. El reglamento de copropiedad de tu comunidad, tu compañía de seguros y tu municipalidad pueden exigir otra cosa.
Revísalo con tu abogado antes de responder ante nadie con esta lista. El sistema te lo advierte antes de instalarlo, y no lo instala solo.
Instalarlo dos veces no rompe nada: lo que ya existe se deja como está. Si ajustaste la periodicidad de una exigencia, una reinstalación no te la devuelve al valor de fábrica.
Agregar las tuyas
Nueva exigencia: qué se exige, en qué categoría, cada cuánto y con qué se acredita:
| Se acredita con | Qué te va a pedir |
|---|---|
| Un documento | El archivo (PDF o imagen) |
| Una fecha | Cuándo se hizo |
| Un contrato | La referencia del contrato vigente |
| Sí o no | Si se cumple o no |
Y con cuántos días de anticipación avisar. Un aviso que llega el día del vencimiento no sirve para nada.
También ahí eliges quién responde por esa exigencia: es la persona a la que le va a llegar el aviso.
La tarea programada le escribe a quien responde por la exigencia. Si no hay nadie asignado, no hay a quién escribirle: la exigencia vence en silencio. Por eso la fila del tablero lo dice en rojo — «sin responsable: no se avisa a nadie» — hasta que le pongas uno.
¿Falta una categoría? El botón + al lado del desplegable crea una sin salir del diálogo.
Cómo se usa día a día
El número de arriba
El porcentaje de cumplimiento, con el desglose al lado: cuántas vencidas, cuántas por vencer, cuántas sin hacer, cuántas al día.
- Lo que está por vencer cuenta como cumplido: está hecho y hay que renovarlo, no falta. Si contara como incumplido, el tablero se pondría rojo cada vez que algo entra en su ventana de aviso — y un tablero siempre rojo deja de mirarse.
- Lo que no aplica sale de la cuenta, ni a favor ni en contra. Una comunidad sin ascensores no debería salir mejor evaluada por eso, ni peor.
Acreditar
Botón Acreditar en cada fila. Según el tipo, adjuntas el documento, pones la fecha, la referencia del contrato o respondes sí o no.
Vence el: si lo dejas vacío, se calcula por la periodicidad. Si lo llenas, esa fecha manda: una póliza que vence el 3 de marzo vence el 3 de marzo aunque la exigencia diga «anual».
Cuando cargas un documento nuevo, el anterior pasa al historial — no desaparece. El día que alguien pregunta «¿y el año pasado?», la respuesta tiene que existir. El botón del reloj abre esa historia completa.
Si respondes No se cumple en una exigencia de sí o no, queda en Sin hacer con esa constancia. No se pone en verde. Sería el peor error posible en un módulo cuyo trabajo entero es avisar.
Cuando algo no corresponde
Botón ⊘ en la fila. Te pide por qué, y es obligatorio:
El edificio no tiene ascensores, es de tres pisos.
Sin esa frase, dentro de un año nadie sabe si de verdad no corresponde o si alguien quiso mejorar el porcentaje antes de una reunión. Se puede volver a exigir cuando quieras.
Retirar una exigencia
El icono de la caja en la fila. Sale del tablero y deja de exigirse, pero sus documentos se conservan: borrarla se llevaría las pruebas que la acreditaron, y el día que alguien pregunte por el año pasado la respuesta tiene que seguir existiendo.
Los avisos
En Automatizaciones programa la tarea «Revisar los vencimientos de cumplimiento» (recomendado: una vez al día, temprano). Recalcula todos los estados y le escribe al responsable de cada exigencia.
El día en que la exigencia entra en su ventana de aviso, y el día en que vence. Un recordatorio diario durante treinta días es ruido que nadie lee — y entonces el que importa tampoco se lee.
El responsable se elige al crear o editar la exigencia. Revisa el tablero de vez en cuando: las filas en rojo con «sin responsable» son exigencias cuyo aviso hoy no le llega a nadie.
Programar la mantención de una exigencia
Hay exigencias que no se resuelven con un papel sino con trabajo: el ascensor, la sala de bombas, la red húmeda, los extintores. Si esta comunidad está conectada con Mantención, la fila de esa exigencia trae la llave inglesa: abre su orden de trabajo sin salir de aquí.
La orden nace con el plazo de la exigencia, no con el que le tocaría por prioridad: lo que la hace urgente es la fecha en que el certificado deja de valer.
Desde entonces la fila muestra Mantención programada en vez del botón, para que nadie abra una segunda orden por lo mismo y la historia quede partida en dos. Cuando el trabajo termine, lo que acredita la exigencia sigue siendo el documento: se carga con Acreditar, como siempre.
O esta comunidad no está conectada con Mantención —se enciende en Comunidades → Datos → Conectada con otros módulos—, o la exigencia ya está al día, o ya tiene su orden abierta.
Se conecta con
| Módulo | Para qué |
|---|---|
| Automatizaciones | Corre la revisión diaria de vencimientos |
| Comunidades (opcional) | Si está, cada condominio lleva su propia lista |
| Mantención (opcional) | Una exigencia que se resuelve con trabajo abre su orden desde su propia fila |
| Correo | Los avisos al responsable |
Preguntas frecuentes
¿Sirve para algo que no sea un condominio? Sí, y está hecho para eso. El módulo no sabe qué es un condominio: lleva «obligaciones de algo». Ese algo puede ser una comunidad, una sucursal, un local o un vehículo.
Instalé el paquete y hay exigencias que no me sirven. Márcalas no aplica con su razón, o retíralas. No las borres si ya tienen documentos cargados.
¿Puedo cambiar cada cuánto se exige algo del paquete? Sí. Edítala y cambia la periodicidad o el aviso. Reinstalar el paquete no te lo va a deshacer.
El porcentaje no sube aunque cargué documentos. Revisa si lo que cargaste ya venció, o si respondiste «No se cumple» en una de sí o no.
¿Quién puede ver los documentos cargados? Sólo quien tenga la sección concedida. No se pueden bajar por su dirección directa: la descarga comprueba antes quién pregunta.
¿Qué sigue?
- Automatizaciones — para que la revisión corra sola
- Comunidades — si administras condominios
- Mantención — los contratos que acreditan varias de estas exigencias