Asambleas
¿Para qué sirve?
Para llevar una asamblea de principio a fin: citar, tomar asistencia, someter materias a votación, contar por alícuota y dejar el acta.
Lo que se acuerda en una asamblea obliga a todos, incluidos los que no fueron. Por eso lo que este módulo cuida no es la pantalla, es que el número salga bien y siga saliendo bien dentro de tres años, cuando alguna alícuota ya se corrigió y alguien discuta el acta.
¿Cuándo lo necesitas?
Cuando administras un condominio y hoy llevas la asistencia en una hoja y las votaciones a mano alzada. El día que un acuerdo se impugna, esa hoja es lo único que tienes.
Los derechos con que vota cada unidad son su alícuota, y las alícuotas viven en el padrón. Sin Comunidades, este módulo no sabe quién vota ni con cuánto.
Cómo activarlo
- Configuración → Módulos → Asambleas.
- En Roles y Permisos, concede la sección a quien administra.
- En el portal del residente aparece la pestaña Votar.
Configuración inicial
Las reglas de la comunidad
Botón Reglas de la comunidad, arriba a la derecha:
| Regla | Qué decide |
|---|---|
| Quórum de la primera citación | Qué porcentaje de derechos hace falta para constituirse |
| Quórum de la segunda citación | Normalmente 0: sesiona con quienes lleguen |
| Cuántas unidades representa una persona | El tope de poderes |
| Cuántas horas dura el voto a distancia | La ventana del portal |
La Ley 21.442 fija mínimos y el reglamento de copropiedad de tu comunidad puede exigir más. Los valores de fábrica salen marcados sin confirmar hasta que los revises con tu abogado y los confirmes uno por uno.
Un valor por defecto que se ve igual que uno decidido es cómo un administrador termina respondiendo ante el comité por un quórum que nunca eligió.
Cómo se usa día a día
1. Convocar
Convocar → título, tipo (ordinaria o extraordinaria), dónde, modalidad, las dos citaciones con su quórum, y la tabla de los puntos a tratar.
La segunda citación tiene que ser posterior a la primera; si no, el sistema la rechaza (abriría siempre en segunda y el quórum de la primera no se exigiría nunca).
2. Abrir la asamblea
Llegada la hora, Abrir la asamblea. El sistema decide con cuál citación se abre según la hora, y te lo dice.
Al abrir, el sistema copia el total de alícuotas de la comunidad. Desde ese momento el quórum se cuenta contra ese número, no contra el de hoy. Si no fuera así, una alícuota corregida el año que viene cambiaría el quórum de una asamblea ya celebrada.
3. Tomar asistencia
Registrar → la unidad, cómo asiste (en la sala, a distancia o por poder) y quién.
Cada registro copia la alícuota de esa unidad en ese momento. El número grande de arriba —los derechos presentes— se mueve con cada registro.
Si es por poder, el sistema comprueba el tope: «Esa persona ya representa 2 unidades, y el reglamento permite hasta 2.» El límite existe para que la asamblea no la decida quien juntó veinte poderes en el ascensor.
4. Las materias
Nueva materia → qué se somete a votación y, sobre todo, con qué mayoría se aprueba:
| Regla | Sobre qué se cuenta | Cuánto pesa una abstención |
|---|---|---|
| Mayoría de los presentes | los derechos que votaron | nada: abstenerse es no participar |
| Mayoría absoluta del condominio | todos los derechos, hayan asistido o no | como un voto en contra |
| Mayoría reforzada | todos, con el umbral que fije el reglamento | como un voto en contra |
Esa elección no es un detalle. Con los mismos votos —41,97% a favor y 41,65% en contra— la primera regla aprueba (50,19% de los que votaron) y la segunda rechaza (41,97% del condominio).
Un empate exacto no aprueba. Mayoría es más de la mitad, y el acta lo dice con esas palabras — es lo primero que se discute cuando se lee en voz alta.
5. Votar
En la sala, Votar → la unidad y su voto. Sólo aparecen las unidades que están en la lista de asistencia.
A distancia, el copropietario vota desde el portal si marcaste Los copropietarios pueden votar desde el portal y definiste la ventana.
Lo garantiza la base de datos, no la pantalla. Dos personas de la misma unidad tocando «votar» a la vez —una en la sala y otra en el teléfono— es un caso real, y la segunda recibe «Esa unidad ya votó esta materia». Un voto emitido no se cambia, ni por el residente ni por la administración.
6. Cerrar
Primero se cierra la votación de cada materia: ahí queda escrito su resultado con los derechos de cada lado. Después se cierra la asamblea.
Si no se alcanzó el quórum, se cierra como Sin quórum y se dice: «Lo tratado no obliga a la comunidad.» Cerrarla como buena sería dejar acuerdos que cualquiera puede impugnar después, cuando ya se gastó la plata que autorizaban.
7. El acta
Ver el acta arma el documento completo: encabezado, quórum con sus números, la tabla, la asistencia unidad por unidad y cada acuerdo con su regla, su recuento y su resultado.
Desde ahí puedes imprimirla (el navegador genera el PDF) o guardarla en la biblioteca, donde queda bajo «Actas» y visible para todos los residentes.
Todo lo que dice sale de lo que se congeló el día de la asamblea. El acta de marzo se lee igual en diciembre aunque tres alícuotas se hayan corregido entremedio.
Firmar el acta
Un acta sin firma es un documento que cualquiera puede decir que nunca vio. El reglamento normalmente pide la firma del presidente y del secretario del comité, y juntar tres firmas en papel es la razón por la que un acta se cierra tres semanas después.
Si el módulo Firma Electrónica está instalado, la asamblea cerrada muestra Enviar a firmar:
- El acta se congela como PDF tal como está en ese momento.
- Le llega por correo a cada miembro del comité en ejercicio que tenga correo registrado, con su propio enlace.
- La asamblea va diciendo en qué va la firma —Firmando · faltan 2, y Firmada cuando ya firmaron todos— y no se manda dos veces por descuido.
Firmar un acta que todavía puede cambiar es firmar un borrador: la firma quedaría sobre un documento que ya no existe cuando alguien lo lea.
El sistema te dice cuántos de los enlaces salieron de verdad, y si no salió ninguno lo dice con todas sus letras. Nadie firma un acta cuyo enlace nunca llegó, y dar por enviado lo que no salió es una semana perdida esperando firmas que no van a venir.
Si el módulo no está instalado, el botón no aparece y el acta se sigue guardando en la biblioteca e imprimiendo como siempre.
Consultas a la comunidad
A veces no hace falta convocar: sólo hay que preguntar. Con cuál de las tres cotizaciones seguir, qué día le acomoda a la gente, si alguien quiere que se revise el techo.
Para eso están las Consultas, en la misma pantalla de Asambleas, más abajo.
No obliga a nadie, no necesita quórum y no va en el acta. Es una opinión, y por eso vive aparte: el día que compartiera tabla con las votaciones, alguien iba a citar una consulta como si fuera un acuerdo de asamblea.
Y por eso también se cuenta distinto: una respuesta por unidad, no por alícuota. Ponderar una opinión por lo grande que es el departamento sería inventar una regla que nadie votó.
Crear una
Nueva consulta → la pregunta, el contexto si hace falta, y al menos dos opciones. Puedes fijarle fecha de apertura y de cierre; dejarlas vacías significa «desde que la abra y hasta que la cierre».
Nace en borrador: no la ve nadie todavía. La revisas, la corriges, y cuando está lista pulsas Abrir.
Mientras está abierta
Cada residente la ve en su portal, en Votar, bajo «La administración te pregunta». Responde una vez y ya: la unidad queda contada.
En el panel ves el resultado en vivo, con el porcentaje sobre lo respondido.
Anotar la respuesta de quien no usa el portal
El botón con la persona y el visto bueno, en una consulta abierta, abre Registrar una respuesta: eliges la unidad y qué contestó. Sirve para quien respondió por teléfono, en el mesón o en la reunión de pasillo.
El cuadro te ofrece sólo las unidades que todavía no responden, y te dice cuántas quedan: es la lista de a quién falta llamar.
Una consulta se cuenta por unidades. Si únicamente pudiera responder quien entra al portal, el resultado sería la opinión de los residentes conectados presentada como la de la comunidad — y en un condominio con dueños mayores eso deja fuera a la mayoría del padrón.
Queda registrado que la anotaste tú. Una unidad sigue respondiendo una sola vez: si ya contestó por el portal, el sistema te lo dice y no la cuenta de nuevo.
Si ya hay respuestas, puedes corregir la pregunta pero no las opciones: cambiarlas dejaría los votos contados para algo que nadie eligió. Si te equivocaste en las opciones, cierra esa consulta y abre otra.
Cerrarla
Cerrar deja de recibir respuestas y publica el resultado. No se reabre — si necesitas seguir preguntando, abre otra. Si nadie respondió, lo dice así, en vez de mostrar 0% en cada opción como si la comunidad hubiera rechazado todo.
Lo que ya no se puede tocar
| Situación | Por qué |
|---|---|
| Una materia con votos no cambia su redacción ni su regla | Cambiar la regla con votos emitidos es cambiar el resultado a posteriori |
| Una materia con votos no se borra | Sería borrar lo que la gente votó |
| Una unidad que ya votó no sale de la asistencia | Su voto quedaría contado con derechos que la lista ya no respalda |
| Una asamblea cerrada no se edita | Su acta ya es un documento |
Se conecta con
| Módulo | Para qué |
|---|---|
| Comunidades | De ahí salen las unidades, sus alícuotas y el portal del residente |
| Protección de Datos | La asistencia y los votos se declaran como datos personales sensibles |
Preguntas frecuentes
¿Puedo elegir entre tres presupuestos en una misma votación? No como materia. Una materia ofrece siempre a favor, en contra y abstención, porque así se cuentan las mayorías que exige la ley. Para elegir entre opciones existen las consultas, que no obligan a nadie — y viven aparte justamente para que una encuesta no se lea, tres meses después, como algo que la asamblea acordó.
¿Puedo cambiarle el nombre a las opciones? Sí. Puedes llamarlas «Apruebo / Rechazo / Me abstengo» y de qué lado cuenta cada una no cambia: eso lo decide el sistema, no el texto.
¿Qué pasa si nadie vota una materia? Queda como No se votó, no como rechazada. Decir «rechazada» haría creer que la asamblea la discutió y la rechazó, que es otra cosa.
Se corrigió una alícuota después de la asamblea. ¿Cambia el acta? No. Ni el quórum, ni la asistencia, ni los resultados. Esa es la garantía central del módulo.
El residente no puede votar desde el portal. Tres razones posibles, y la pantalla se lo dice: la materia es sólo de sala, la ventana no está abierta, o su unidad no está en la lista de asistencia.
¿Qué sigue?
- Comunidades — el padrón del que salen las alícuotas
- Gastos Comunes — el presupuesto que la asamblea aprueba
- Reservas — los espacios comunes