Conserjería
¿Para qué sirve?
Es el mesón de entrada de la comunidad, y el registro que importa el día que algo se discute: quién entró, a qué hora, a qué unidad y quién recibió el paquete.
Cubre cuatro cosas:
- Visitas — entrada y salida, con el motivo.
- Autorizaciones — el residente avisa desde el portal antes de que la visita llegue, y el visitante llega con un código.
- Encomiendas — lo que se recibe y a quién se entrega, con su firma.
- Estacionamiento de visitas y lista de bloqueo.
¿Cuándo lo necesitas?
Cuando la portería lleva un cuaderno. El cuaderno funciona hasta el día en que hay que buscar quién entró un martes de hace cuatro meses, o demostrar que un paquete se entregó.
Las visitas y las encomiendas van dirigidas a una unidad, y las unidades viven en el padrón. Sin Comunidades instalado, este módulo no sabe a qué unidad anotar cada cosa.
Cómo activarlo
- Configuración → Módulos → Conserjería.
- En Roles y Permisos, concede la sección al rol del personal de portería.
- Listo: la sección Conserjería aparece en el menú, y en el portal del residente aparece Visitas.
Basta con que su rol tenga concedida esta sección. Un conserje con acceso a Conserjería y a nada más es exactamente lo correcto.
Cómo se usa día a día
El conserje trabaja el mesón dentro del sistema, así que tiene su propia cuenta. Se la crea el administrador de la comunidad desde Comunidades → Comité y personal: se agrega al conserje con el cargo Conserje y en su fila se le da acceso al mesón (su correo y una clave). Desde ahí entra por la misma pantalla de login que todos y sólo ve Conserjería de esa comunidad — nada más del sistema, ni las otras comunidades. Ver Dar acceso a un conserje.
Registrar una entrada
En la pestaña Mesón, a la izquierda.
- Si la visita llega con código, escríbelo arriba y pulsa Verificar: el formulario se completa solo con lo que el residente dejó anotado.
- Si no, llena el nombre y el motivo. Lo demás es opcional.
A la derecha, Adentro ahora muestra quién sigue sin salida marcada. Quien lleva demasiadas horas casi siempre es alguien a quien nadie se la marcó, y el turno que entra necesita saberlo.
Cuando la persona está en la lista de bloqueo
El sistema avisa, no cierra la reja:
Esta persona está en la lista de bloqueo (documento): agredió al conserje.
Y te ofrece dejarla pasar igual, pidiéndote que escribas por qué. Eso queda guardado con tu nombre en la bitácora.
Negarle la entrada a alguien a las tres de la mañana es una decisión de la comunidad, no del turno de noche. Lo que sí corresponde es que quede escrito quién dijo que pasara. Un bloqueo duro no se usaría; un aviso sin rastro sería un adorno.
Autorizar una visita
Dos caminos, el mismo resultado:
- El residente, desde el portal → Visitas → Avisar una visita.
- Tú, desde Autorizaciones → Autorizar una visita.
En ambos casos sale un código de 12 caracteres. Ese código se le envía al visitante.
El sistema guarda una huella del código, no el código. Es lo mismo que se hace con las claves: si alguien se llevara la base de datos, no se llevaría las llaves de la reja. Por eso no se puede volver a mostrar — si se pierde, se anula esa autorización y se crea otra.
Cada autorización tiene su vigencia (desde/hasta) y cuántas entradas permite. Una visita semanal durante un mes es una sola autorización con cuatro usos, no cuatro autorizaciones.
Recibir y entregar encomiendas
Recibir: unidad, qué es, quién la trajo y una descripción. Queda por entregar.
Entregar: a quién se le entrega y su firma en pantalla, con el dedo o el mouse.
Si no firma, la entrega se registra igual —el paquete se fue— pero queda dicho que no hubo firma, en vez de fingir que sí. Un lienzo en blanco no cuenta como firma: el sistema lo detecta.
Encontrar una encomienda vieja. La lista muestra diez a la vez y se recorre con Anterior / Siguiente; arriba dice cuántas hay en total y cuántas quedan por entregar. El buscador va por unidad, courier, número de seguimiento, descripción o a quién se le entregó, así que la pregunta que llega al mesón —«me dijeron que llegó y nunca me lo entregaron»— se responde escribiendo el número del courier, aunque el paquete sea de hace un año.
«Encomiendas 425» es el total que calza con lo que estás filtrando, no las diez de la pantalla. Antes la lista se cortaba en 300 sin avisar: la encomienda 301 no se podía alcanzar de ninguna manera.
Encontrar una autorización vieja. Igual que las encomiendas: vienen por páginas, arriba dice cuántas hay, y el buscador va por nombre del visitante, patente o unidad. Antes se cortaban en 200 y no había forma de comprobar una del año pasado.
Estacionamiento de visitas
Ocupas un cupo con la patente. Cuando marcas la salida de la visita, su cupo se libera solo — un cupo tomado por alguien que ya se fue es el reclamo del turno siguiente.
La bitácora
Todas las entradas, con filtro por fecha, por unidad y por nombre, RUT o patente. Las que entraron pese a un bloqueo salen marcadas.
El botón de descarga entrega exactamente lo que estás viendo en un archivo que se abre en Excel. Si filtraste por la unidad 302 y por marzo, eso es lo que baja — exportar algo distinto de lo que se está mirando es cómo se manda a alguien a discutir con el archivo equivocado.
Turnos, relevos y novedades del personal viven en Mantención, que ya los lleva. Duplicarlos aquí daría dos libros que nadie mantiene al día. Conserjería registra quién entró y salió del edificio; el turno de quien lo registró es otro asunto y otro módulo.
Se conecta con
| Módulo | Para qué |
|---|---|
| Comunidades | De ahí salen las unidades y el portal del residente |
| Protección de Datos | Las visitas, la lista de bloqueo y las firmas se declaran como datos personales |
Preguntas frecuentes
¿Puedo borrar una entrada mal registrada? No. La bitácora es un registro, y un registro que se puede borrar no sirve para lo que existe. Marca la salida y anota la corrección en la observación de una entrada nueva.
El residente perdió el código de su visita. ¿Se lo puedo decir? No, y nadie puede: el sistema no lo guarda. Anula esa autorización y crea otra.
¿La lista de bloqueo compara nombres parecidos? No: el nombre tiene que coincidir entero. Bloquear a todos los «Juan Pérez» del mundo por uno es peor que no bloquear a ninguno. El RUT y la patente sí se comparan sin puntos ni guiones, porque nadie los escribe dos veces igual.
Una visita quedó «adentro» desde ayer. Es lo normal cuando nadie marcó la salida. Aparece resaltada en Adentro ahora justamente para eso; márcala y sigue.
¿Qué sigue?
- Comunidades — el padrón del que salen las unidades
- Reservas — los espacios comunes, con sus reglas
- Protección de Datos — qué se guarda de las personas