Gastos Comunes
¿Para qué sirve?
Es el cierre del mes: registras lo que gastó la comunidad y el sistema lo reparte entre las unidades según la alícuota de cada una.
Lo que hace, en orden:
- Registras los egresos — cada factura con su proveedor, su monto y, sobre todo, cómo se cobra.
- Cargas las lecturas de los medidores, si cobras consumo individual.
- Miras lo que se va a cobrar, unidad por unidad, antes de cobrarlo.
- Cierras el mes — y recién ahí se escriben los cargos.
¿Cuándo lo necesitas?
Cuando administras un condominio y hoy haces el prorrateo en una planilla. Es el módulo que reemplaza esa planilla y, sobre todo, el que garantiza que las cifras cuadren.
Los gastos se reparten entre unidades, y las unidades viven en el padrón. Sin Comunidades instalado, este módulo no sabe a quién cobrarle.
Cómo activarlo
- Configuración → Módulos → Gastos Comunes.
- Aparecen dos secciones: Gastos Comunes (registrar y cerrar) y Tesorería (cobrar).
- En Roles y Permisos concédelas por separado: quien concilia la cartola no tiene por qué poder reabrir un mes.
Configuración inicial
Los parámetros, y por qué vienen advertidos
En Configuración están el interés por mora, su tope legal, el reajuste UF, el plazo para apelar una multa, el porcentaje del fondo de reserva y el resto.
Ninguno está escrito en el código: son valores de partida, no una afirmación sobre lo que dice la ley. Revísalos con tu asesoría y márcalos como revisados.
Ante el comité responde el administrador, y un valor de fábrica que se ve igual que uno decidido es cómo alguien termina defendiendo una tasa que nunca eligió.
El sistema sí impide una cosa: guardar un interés por sobre el tope que hayas configurado.
Alícuotas especiales
Para «sólo la torre B paga el ascensor» o «sólo las unidades con jardín pagan al jardinero».
Creas la tabla una vez, eliges las unidades y repartes entre ellas hasta sumar 100%. Después, cualquier egreso marcado como alícuota especial se reparte por esa tabla y sólo entre esas unidades.
Sin tablas especiales, ese gasto hay que cargarlo unidad por unidad, todos los meses. Con ellas se configura una vez.
Cómo se usa día a día
Registrar un egreso
Egresos → Nuevo egreso. Lo importante es el campo ¿Cómo se cobra?:
| Opción | Qué hace |
|---|---|
| Gasto común | Se reparte por alícuota entre todas las unidades |
| Consumo individual | Se cobra según lo que marcó el medidor de cada una |
| Fondo de reserva | Alimenta el fondo, no la operación del mes |
| Alícuota especial | Sólo lo pagan las unidades de una tabla propia |
| Sin cobro | Se registra y no se le carga a nadie |
Ese campo es el que reparte. No hay nada escondido decidiendo por ti.
Dar de alta los medidores
Lecturas → Medidores. Antes de poder cargar una sola lectura, el sistema tiene que saber quién tiene medidor de qué. Por cada uno: la unidad, el número que trae el aparato y el factor por el que se multiplica lo que marca (1 si se cobra tal cual).
Si marcas un egreso como Consumo individual y no hay medidores, el cierre te va a decir que faltan lecturas — y no habrá forma de cargarlas. Da de alta los medidores primero.
Usa el botón de reemplazo. El medidor viejo queda con su historia y el nuevo empieza de cero. Si solo editas el número, el mes siguiente va a calcular el consumo contra la lectura del aparato anterior y te va a dar negativo.
Cargar lecturas
Lecturas → eliges el servicio y escribes lo que marcó cada medidor. El consumo se calcula solo.
Si el número actual es menor que el anterior, el sistema no lo acepta en silencio: o el medidor dio la vuelta, o lo cambiaron, o alguien tipeó mal. Si lo cambiaron, regístralo como reemplazo y la serie empieza de nuevo.
Cerrar el mes
Cerrar el mes te muestra, antes de escribir nada:
- Cuánto se gastó y cuánto se va a cobrar.
- Cuánto va al fondo de reserva.
- El detalle de cada unidad, con buscador.
Si algo impide cerrar, aparece arriba en rojo y con la razón. Lo más común:
- Las alícuotas no suman 100%. Repartir un total sobre alícuotas que no cuadran significa que alguien no paga su parte.
- Un egreso por alícuota especial sin su tabla.
- Un egreso por consumo sin lecturas cargadas.
Repartir un millón entre 230 unidades no da exacto. El resto son pesos, y el sistema se los asigna a alguien a la vista en vez de perderlos. Antes de guardar nada comprueba que la suma cierre; si no cierra, no cobra.
Cuando llega una factura tarde
Si registras un egreso contra un mes ya cerrado, el sistema te ofrece arrastrarlo al mes abierto dejando anotado a qué mes pertenece. Así el presupuesto contra lo real sigue diciendo la verdad en los dos meses.
Reabrir un mes
Se puede, y exige que escribas por qué. Queda registrado y el comité puede pedirlo. Las colillas ya emitidas se anulan; los pagos no se tocan nunca.
Presupuesto
Presupuesto muestra el año completo: lo planificado se escribe en azul, y debajo, en gris, lo realmente gastado. En rojo cuando se pasó.
Están en la misma celda a propósito: en dos pantallas separadas nadie los compara.
Informes
En Tesorería → Informes, cinco informes con su rango de fechas:
| Informe | Qué contesta |
|---|---|
| Morosos | Quién debe, cuánto y desde hace cuántos días, por tramo de mora |
| Recaudación | Lo que entró en un rango, con su forma de pago |
| Presupuesto contra real | Lo presupuestado y lo gastado del año, concepto por concepto |
| Cartera | El estado de cada unidad: cargos, pagos y saldo |
| Gastos por concepto | En qué se fue la plata en un rango |
Se ven en pantalla antes de bajarlos, y lo que baja es exactamente lo que está a la vista. El archivo se abre en Excel sin destrozar las tildes.
El módulo genérico de Informes trabaja sobre secciones de tabla del panel, que son editables: para que informara sobre los cargos habría que exponer la tabla de la plata al editor genérico, y ahí cualquiera podría cambiar el monto de un cargo sin glosa y sin registro. La plata no se expone a un editor genérico, así que estos cinco viven aquí.
Pago en línea
El residente ve en su portal cuánto debe, y desde ahí paga el total con tarjeta. Al terminar vuelve al portal con el comprobante y el pago queda registrado solo en su cuenta, imputado a sus cargos como cualquier otro.
Cómo se enciende (cada comunidad con su propia cuenta):
- En Tesorería → Configuración, enciende «Aceptar pago en línea desde el portal». Aparece el botón «Configurar Payku».
- Ahí pegas el token de Payku de ESTA comunidad y eliges Prueba o Producción. Cada comunidad cobra en su propia cuenta; una nunca cobra en la de otra.
Mientras no haya token, el interruptor lo dice («Sin conectar») y el botón de pago no le aparece al residente.
Un pago en línea se registra en el momento en que la pasarela lo confirma, sin que nadie lo cargue a mano. Cuando después llega la cartola del banco, ese depósito ya está registrado: no aparece como una línea suelta por conciliar.
Pago por transferencia
La forma en que cobra la mayoría de las comunidades. No necesita pasarela: sólo publicar la cuenta.
Cómo se enciende — en Tesorería → Configuración, botón «Configurar transferencia». Pones banco, tipo y número de cuenta, a nombre de quién, RUT, correo para comprobantes, y una instrucción libre (por ejemplo, «pon tu número de departamento en el mensaje»). Al guardar queda publicada en el portal.
Lo que ve el residente — los datos de la cuenta, con un botón para copiar cada uno (transcribir un número de cuenta a mano es donde la plata termina en otra parte), y un formulario «Ya transferí»: cuánto, qué día, el número de operación y el comprobante adjunto (PDF o foto).
Lo que haces tú — en Tesorería → Transferencias aparece cada aviso con el número de la unidad, quién lo mandó, el monto y su comprobante. Comparas con tu cartola y:
- Confirmar — se abona a la cuenta de esa unidad, como cualquier otro pago. Puedes corregir el monto antes si el banco dice otra cosa.
- Rechazar — te pide el motivo, y el residente lo lee en su portal.
El aviso de un residente no baja su deuda. Queda esperando hasta que tú lo confirmes contra el banco. Es a propósito: una deuda que baja porque alguien dijo que pagó es una discusión con el comité esperando a ocurrir, y a nadie le sirve una cartola que no cuadra.
Los comprobantes no quedan en una carpeta que se pueda abrir desde internet: se guardan con un nombre imposible de adivinar y sólo se entregan a la administración de esa comunidad y al residente que lo subió.
Ver, imprimir y descargar una colilla
Cada colilla emitida trae tres botones en su fila:
| Botón | Qué hace |
|---|---|
| Lupa | El desglose en pantalla: las líneas del mes y el documento detrás de cada gasto |
| Impresora | Abre el aviso de cobro listo para imprimir |
| Descarga ese mismo aviso como archivo |
El aviso de cobro es el papel que se le entrega a un copropietario. Lleva el membrete de la comunidad, la unidad y a nombre de quién va, el detalle del mes, los documentos detrás del prorrateo —proveedor y número de boleta de cada gasto—, el resumen (saldo anterior + cargos del mes = total a pagar) y cómo pagar, con la cuenta bancaria que la comunidad marcó para mostrar a los residentes.
La colilla no tiene una cuenta propia: usa la que está marcada «mostrar en el portal» en las cuentas bancarias de la comunidad. Dos lugares diciendo dónde pagar es cómo la mitad de las transferencias termina en la cuenta que nadie concilia.
El botón de la impresora funciona siempre: abre el aviso en una ventana y el «Guardar como PDF» del navegador produce el archivo. La librería sirve para tener el archivo en el servidor, que es lo que permite adjuntarlo al correo.
Avisar las colillas
Cerrado el mes y emitidas las colillas, Avisar le manda a cada unidad la suya, con el aviso de cobro adjunto en PDF. Se intenta por dos canales a la vez, y basta que uno llegue para que la colilla quede publicada:
| Canal | Cuándo se usa |
|---|---|
| Correo | Siempre, al correo con que quedó emitida la colilla |
| Solo si esta comunidad lo activó (más abajo) |
Al terminar, la pantalla te dice cuántas se avisaron y cuáles no, con el motivo: sin correo registrado, sin móvil, o rechazado por el servidor. Nadie queda sin avisar en silencio.
Cada colilla muestra su estado real:
| Dice | Significa |
|---|---|
| Avisada | El aviso llegó |
| No llegó | Se intentó y el envío falló o rebotó |
| Sin avisar | Todavía no se intentó |
El enlace Ver el detalle de los envíos abre uno por uno: por qué canal, a qué dirección, cuándo y qué pasó, con el motivo cuando falló.
Antes ambas se veían igual, porque la pantalla contaba intentos. Una dirección rebotada se leía como entregada, y el residente se enteraba de su deuda cuando le llegó el recargo por atraso. Si ves unidades en No llegó, corrige el correo en el padrón y vuelve a avisar.
El correo lleva el PDF del aviso de cobro de esa unidad. Un correo que sólo dice un total es una afirmación; el documento es lo que responde «¿en qué se gastó?» sin que el vecino tenga que entrar a ninguna parte. Si el servidor no puede generar el PDF, el aviso sale igual —enterarse importa más que el adjunto—.
La bandeja de correos que no salieron sólo sabe reenviar asunto y cuerpo, así que un reintento entregaría el aviso sin la colilla — y eso se ve como entregado. Por eso estos avisos no entran ahí: quedan marcados No llegó en su fila y se vuelven a mandar con Volver a avisar, que reconstruye el adjunto.
Cuando se emite una colilla, se guarda a quién se le emitió: su nombre, su correo y su teléfono. Si la unidad cambia de dueño el mes siguiente, la colilla vieja sigue apuntando a quien correspondía —no se le reescribe encima al nuevo—.
Avisar por WhatsApp
Mucha gente no revisa el correo, pero sí el WhatsApp. Cada comunidad decide si lo usa y cómo:
- En Tesorería → Configuración, enciende «Avisar también por WhatsApp» (viene apagado).
- Aparece «Configurar WhatsApp». Ahí eliges el método:
| Método | Cómo funciona | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Enlaces wa.me (recomendado para partir) | Aparece un botón por residente; haces clic y se abre WhatsApp con el mensaje escrito, y tú presionas enviar | Gratis, sin trámites y sin riesgo para tu número. Manual, uno por uno |
| API oficial (Meta) | El sistema envía solo, a todos | Cuando ya tienes cuenta de WhatsApp Business y plantillas aprobadas por Meta |
| No enviar | Solo correo | — |
Cada comunidad enlaza su propio número: una nunca escribe desde el de otra.
Los avisos que inicia el sistema deben usar una plantilla que Meta haya aprobado antes; el texto libre solo llega si el residente escribió primero. Por eso la configuración pide el nombre de la plantilla de «colilla» y la de «morosidad». Con los enlaces wa.me no hace falta nada de esto. Ver WhatsApp.
Cobrar la morosidad
En Tesorería → Morosidad ves quién debe, por tramos (al día, 1 a 30 días, 31 a 60, 61 a 90, más de 90). Dos botones:
- Recordar a los morosos — le avisa a cada unidad con pagos vencidos: cuánto debe y hace cuántos días. Va por correo y, si esta comunidad tiene WhatsApp encendido, también por ahí. Te pide confirmación antes, porque manda mensajes de verdad.
- Devengar el interés de hoy — carga el interés por mora acumulado hasta hoy, con la tasa configurada y sin pasar del tope legal.
- Aplicar el reajuste UF — sube la deuda vencida lo que subió la UF desde que venció. Viene apagado; se enciende en Configuración.
Los tres se pueden programar para que corran solos
Estas tres cosas pasan en una fecha, no cuando alguien se acuerda de entrar: el mes que la tesorera está de vacaciones simplemente no tiene interés, y al siguiente aparece una cuenta que nadie sabe explicar.
Desde Automatizaciones puedes programarlas:
| Tarea | Qué hace | Sugerencia |
|---|---|---|
| Devengar el interés por mora | Carga el interés del día en todas tus comunidades | Todos los días, temprano |
| Aplicar el reajuste por UF | Reajusta donde el reglamento lo permita | Todos los días, temprano |
| Recordar a quienes tienen pagos vencidos | Avisa por correo y WhatsApp | Los lunes por la mañana |
Ninguna se enciende sola. Prográmalas solo cuando el reglamento de la comunidad autorice el cobro y la tasa esté confirmada con tu abogado. La tercera únicamente avisa, no cobra nada.
Una comunidad que no cobra interés se salta sola, aunque la tarea corra. Y el interés no se cobra dos veces el mismo día, aunque la tarea se ejecute varias veces.
Reajuste UF: no es lo mismo que el interés
Son dos cosas distintas y por eso son dos botones, dos cargos y dos líneas en la colilla:
| Para qué | |
|---|---|
| Interés por mora | El castigo por pagar tarde |
| Reajuste UF | Que la deuda siga valiendo lo que valía cuando venció |
Una comunidad que sólo cobra interés pierde contra la inflación en las deudas largas. Una que junta las dos en una sola tasa cobra dos veces por el mismo atraso, y no puede mostrarle al copropietario cuál es cuál.
Necesita la UF cargada. El reajuste se calcula con la UF del mes en que venció el cargo y la de hoy. Si falta alguna de las dos, ese cargo queda fuera y el sistema te dice cuántos — nunca la estima: una variación que nadie midió no es una que se pueda cobrar.
La UF sigue al IPC y puede bajar en deflación. Un reglamento que autoriza «reajuste según la variación de la UF» autoriza a conservar el valor de lo que se debe, no a condonar. Perdonar deuda lo decide una asamblea, no una división.
Viene apagado y marcado como sin confirmar, como todos los parámetros legales de esta suite. Que el reglamento de copropiedad de tu comunidad autorice el reajuste es una pregunta para su abogado, no para el sistema.
Según el método de WhatsApp que hayas elegido, «Recordar a los morosos» hace una de dos cosas:
- API oficial: los manda solos y te dice cuántos salieron.
- Enlaces wa.me: te muestra la lista de residentes con un botón cada uno. Haces clic, se abre WhatsApp con el mensaje listo, y envías. Es más lento, pero lo envía una persona: tu número no corre riesgo.
Al responsable de la deuda de cada unidad —el propietario, o el arrendatario si así quedó anotado en el padrón—, con el contacto que tiene hoy. A diferencia de las colillas, un recordatorio habla de la deuda de ahora, así que usa el contacto de ahora.
Órdenes de compra
Gastos Comunes → Órdenes de compra. Un egreso aparece ya gastado: alguien contrató al pintor y el módulo registra la factura. Eso funciona mientras una sola persona decida todo, y es exactamente lo que un comité no puede supervisar — cuando el gasto existe, la plata ya está comprometida.
La orden es el paso de antes.
Las órdenes y las multas se listan de a diez, con Anterior y Siguiente abajo. Se ordenan por su folio, de la más nueva a la más antigua: el folio es lo que la pantalla imprime y lo que cita una carta o un acta, así que es también por donde conviene recorrerlas. El contador de arriba es siempre el total, no el de la página.
El camino
En cotización → Aprobada → Recibida → Facturada
↓ ↓ ↓
Rechazada Anulada Anulada
- Crear la orden con para qué es. Nace en cotización.
- Agregar las cotizaciones que pediste. Cuantas quieras: el sistema te dice cuánto ahorra la más barata contra la más cara — que es lo que la comunidad habría pagado si nadie hubiera preguntado.
- Elegir una (el botón Elegir de cada cotización llena proveedor y monto, para que no haya que retipearlos) y escribir por qué ése.
- Aprobar. Recién ahí queda autorizado el gasto.
- Recibida cuando el trabajo llegó.
- Facturada: el botón Facturar de la orden recibida, eligiendo el egreso en que entró esa factura. Ahí queda anotado cuál cerró la orden.
«La más barata de tres» es una respuesta. «El de siempre» es otra. Una asamblea que pregunte el año que viene merece leer cuál de las dos fue — y sin ese campo, la respuesta se la lleva quien administraba en ese momento.
Por eso no se puede aprobar sin escribirlo.
Lo que el sistema no te deja hacer
| Intento | Por qué no |
|---|---|
| Aprobar sin proveedor ni monto | Es aprobar cualquier cosa |
| Aprobar sin decir por qué ése | Es la pregunta que va a venir después |
| Recibir sin aprobar | Es justo lo que la orden viene a evitar |
| Facturar sin recibir | Es pagar sin que nadie haya dicho que llegó |
| Editar una ya aprobada | Dejaría sin sentido la aprobación |
| Agregar cotizaciones después de resolverla | Sería escribir la historia después del hecho |
La diferencia entre lo aprobado y lo facturado
Al enganchar la factura, el sistema te dice cuánto se pasó o cuánto se ahorró respecto de lo autorizado. No lo bloquea —a veces el trabajo de verdad costó más—, pero queda registrado. Lo contrario es enterarse un año después.
El tope de aprobación
Configuración → purchase_approval_over: sobre cuánto una orden necesita aprobación. Viene en cero, que significa «todas», y marcado como sin confirmar: lo que diga el reglamento de tu comunidad es pregunta para su comité.
Multas
Tesorería → Multas. Una multa no es una línea de cobro con la palabra «multa»: eso es el final del proceso. La Ley 21.442 le da al copropietario derecho a que le avisen y derecho a apelar, y un cargo que apareció en la colilla no prueba ninguno de los dos — que es justo lo que hay que mostrar cuando alguien se niega a pagarla.
El camino
Registrada → Notificada → (Apelada) → Confirmada → Cobrada
↓ ↓ ↓
Anulada Anulada Anulada
- Registrar. Qué se infringió —citándolo como lo dice el reglamento—, qué pasó, cuándo y cuánto. Todavía no se le cobra nada. Mientras está en este estado la puedes corregir.
- Notificar. Se le avisa por correo al responsable de la unidad y ahí empieza a correr su plazo para apelar. Desde este momento la multa ya no se edita: cambiar la acusación después de comunicarla no es una corrección.
- Apelar (lo hace el residente, desde su portal). Escribe por qué no está de acuerdo. Ese texto se guarda entero y nunca se edita: es prueba, y un resumen escrito por la otra parte no lo es. Se apela una sola vez.
- Confirmar o anular. Al confirmarla, recién ahí se carga a la cuenta de la unidad. Al anularla, no se le cobra nada y queda en el expediente como anulada.
Una multa apelada que ya está en la cuenta devenga interés y sale en el informe de morosidad. O sea: castiga al copropietario por ejercer un derecho, antes de que nadie decida que estaba equivocado.
Lo que el sistema no te deja hacer
| Intento | Por qué no |
|---|---|
| Confirmar sin notificar | El copropietario tiene derecho a saber de qué se le acusa |
| Cobrar sin confirmar | Se salta la apelación entera |
| Anular una ya cobrada | Hay que reversar el cargo: es plata, y queda registrada como tal |
| Reabrir una anulada | Si corresponde, se registra otra |
| Editar una ya notificada | Sería cambiar la acusación después de comunicarla |
El plazo para apelar
Se configura en Configuración → fine_appeal_days, y viene en 15 días marcado como sin confirmar: es una cifra común, no la ley de tu comunidad. Su reglamento dice lo que dice.
- El plazo corre desde el aviso, no desde la infracción: el reloj no puede empezar antes de que la persona sepa.
- Una multa sin notificar no tiene plazo vencido: no ha empezado.
- Si dejas el plazo en cero, no hay fecha tope. Rechazar una apelación porque nadie llenó un número sería negar un derecho.
La multa igual queda notificada, pero el sistema te lo dice con todas sus letras en vez de dar por enviado lo que no salió. Avísale por otro medio y deja constancia.
Certificados
Tesorería → Certificados. Los tres papeles que a una administración le piden:
| Certificado | Para qué | Se puede emitir cuando |
|---|---|---|
| De deuda | La prueba que se acompaña a una cobranza | La unidad debe algo |
| De no deuda | El que pide el notario para cerrar la venta de un departamento | La unidad no debe nada |
| De residencia | Que una persona vive ahí. Lo piden bancos, colegios y trámites | Hay alguien anotado viviendo en la unidad |
Cada uno lleva su propio folio correlativo: veinte certificados de no deuda y uno de deuda no hacen que el de deuda sea el número 21.
El certificado sale con el nombre, el RUT y la dirección de la comunidad, y con la firma del administrador si la cargaste en La comunidad → Datos.
Si pides un no deuda de una unidad que debe, el sistema te dice cuánto debe y no lo emite. Si el pago ya entró, aplícalo primero y vuelve a intentar. Y si pides un de deuda de una unidad al día, te dice que lo que necesitas es el otro.
Es el error que más caro sale: alguien cerraría una venta con un certificado que dice que no se debe nada.
El archivo
Si el módulo Firma electrónica está instalado, el certificado se genera como PDF de verdad, guardado en el servidor y con botón Descargar.
Si no lo está, el certificado igual se emite —es el mismo documento— y el botón dice Imprimir: se abre en una ventana y el «Guardar como PDF» del navegador produce el archivo.
Llevan el nombre, el RUT y la deuda de una persona. Se guardan con un nombre que no se puede adivinar y sólo se descargan a través del sistema, que revisa antes quién está preguntando.
Firmarlo electrónicamente
Con Firma electrónica instalada, cada certificado que tenga PDF trae el botón de la pluma: lo manda a firmar y la fila pasa a decir «Firmando» —con cuántas firmas faltan— y después «Firmado». La firma la pone la administración desde Firma Electrónica → el documento → tu fila → Firmar.
Lo que un certificado de no deuda afirma lo afirma la administración, y es esa firma la que busca un notario. Pedírsela al copropietario sería pedirle que certifique su propia deuda.
El PDF no cambia: se firma exactamente el que ya emitiste. Un certificado ya enviado no se manda de nuevo — el sistema te lo dice—, y si Firma electrónica no está instalada el botón no aparece.
Firmar un convenio de pago
Un convenio es un contrato, así que se firma distinto del certificado: lo firman los dos.
- En Convenios, el botón de la impresora abre el convenio para verlo o imprimirlo. Es el mismo texto que lleva el PDF, así que lo que se firma es lo que estaba en pantalla.
- El botón de la pluma lo manda a Firma Electrónica: genera el PDF y crea el documento con dos firmantes.
- La administración firma desde el panel (Firma Electrónica → el documento → tu fila → Firmar). El titular firma desde el enlace que le llega a su correo.
- La fila del convenio va diciendo en qué va: Firmando · falta 1, y Firmado cuando ya firmaron los dos.
El convenio nombra a quien el padrón dice que responde por la unidad —el copropietario, o quien esté marcado como deudor—, con su RUT, y termina con la condición que lo deja sin efecto: el atraso en más de N cuota(s).
El sistema te lo dice al enviarlo: «Enviado, pero sin el titular». Cárgale el correo en La comunidad → Personas y vuelve a emitirlo si necesitas su firma. Negarse a firmarlo dejaría el convenio bloqueado por un campo que falta en otra pantalla.
Una vez enviado, la fila muestra el estado de la firma y ya no ofrece el botón. Si Firma electrónica no está instalada, el botón tampoco aparece.
Traer las remuneraciones del mes
Si esta comunidad está conectada con Recursos Humanos, el sueldo de su personal no se copia a mano: en Egresos, el botón Traer remuneraciones lo trae del mes que le digas.
- Elige el mes y el año, y pulsa Ver.
- El sistema muestra primero lo que se va a registrar: cuánto por cada concepto y cuántas personas hay detrás. Hasta aquí no se anota nada, y lo puedes pedir las veces que quieras.
- Registrar el egreso lo anota en el mes abierto.
Lo que se trae es lo que la comunidad le paga a las personas. Los aportes patronales no viajan aquí: se registran aparte, como cualquier otro egreso.
Es que esta comunidad no está conectada con Recursos Humanos. Se enciende en Comunidades → Datos → Conectada con otros módulos, y sólo si tu plan incluye ese módulo.
Si a alguien del personal no le dijiste contra qué concepto se carga su sueldo, no se registra nada y el sistema te lo nombra: el concepto se define en Comunidades → Comité y personal, en la ficha de esa persona. Sin él, el egreso no sabría en qué línea de la colilla aparecer.
Traer la mantención del mes
Si esta comunidad está conectada con Mantención, en Egresos el botón
Los dos puentes reconocen lo que ya escribieron en el mes abierto (por su número
de documento, REM-2026-08 y MNT-2026-08): la vista previa lo avisa y el
registro pide confirmar el reemplazo. Un segundo egreso por el mismo dinero se
reparte entre las unidades, así que sería cobrarlo dos veces.
Traer mantención suma lo que costaron las órdenes de trabajo cerradas en el mes: mano de obra más repuestos.
Funciona igual que las remuneraciones —ver primero, registrar después— con dos diferencias:
- Se elige una vez contra qué concepto se carga. El mes siguiente ya viene contestado.
- Las órdenes anuladas no cuentan. Una orden que se dio de baja no costó nada, y su presupuesto no es un egreso.
Una orden pertenece a este condominio cuando ocurrió en su ubicación o en alguna que cuelgue de ella. El trabajo del edificio de al lado no entra, aunque lo haya hecho el mismo técnico el mismo día.
Se conecta con
| Módulo | Para qué |
|---|---|
| Comunidades | De ahí salen las unidades y sus alícuotas |
| Tesorería | Los cargos que produce el cierre se cobran ahí |
| Payku | La pasarela con la que el residente paga en línea desde su portal |
| Manda las colillas y los avisos de morosidad por WhatsApp, además del correo | |
| Contabilidad | Puede recibir los egresos como origen de asientos |
| Recursos Humanos | El sueldo del personal de la comunidad se carga como egreso |
| Mantención | El costo de las órdenes de trabajo cerradas del mes se carga como egreso |
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa si cierro dos veces? No se puede: un mes cerrado se rechaza. Si lo reabres y lo vuelves a cerrar, los cargos se reemplazan, nunca se duplican.
¿Puedo borrar un egreso ya cobrado? No. Cambiaría una colilla ya emitida. Se anula.
¿El estacionamiento paga aparte? No, si está asignado a un departamento: su alícuota viaja en la colilla del departamento, y el propietario recibe una sola.
¿Y si la factura del agua no coincide con la suma de los medidores? Nunca coincide: hay riego, lavado y fugas. Configuras qué hacer con esa diferencia, y el sistema dice cuánta fue.