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Los correos no llegan

Los correos son la principal fuente de dolor de cabeza en cualquier sistema. Pero casi siempre la causa es una de estas cinco.

0. Mira qué dice el sistema​

Antes de adivinar: Configuración → Correo → Envíos fallidos. Ahí queda todo correo que el sistema intentó mandar y no pudo, con el motivo exacto — credenciales rechazadas, servidor que no responde, correo sin configurar— y el botón para reintentarlo cuando lo arregles.

Si esa lista está vacía, el sistema sí los entregó: el problema está entre tu servidor y la casilla del destinatario, y sigue con los puntos de abajo.

Antes de tocar nada: se reintentan solos​

Un correo que falla no se pierde ni se queda esperando a que alguien lo mire. El sistema lo vuelve a intentar por su cuenta, espaciando cada intento: a los 5 minutos, a la media hora, a las 2 horas, a las 6 y al día siguiente, hasta seis veces. La lista muestra en qué intento va cada uno y cuándo toca el siguiente.

Está pensado para lo que causa la mayoría de los fallos: el proveedor de correo que se cayó diez minutos, o el límite de envíos por hora. Eso se arregla solo, y al rato el correo salió sin que nadie hiciera nada.

Lo que no se reintenta solo:

  • Un correo que el servidor rechazó de forma definitiva (dirección que no existe). Reintentarlo no cambia nada; queda en la lista para que lo revises.
  • Los correos que llevaban una contraseña. Su contenido no se guarda —a propósito—, así que no hay qué reenviar: hay que generar una nueva.
Necesita la tarea programada

El reintento lo ejecuta la tarea «Reintentar los correos que fallaron» de Automatizaciones, cada 15 minutos. Si no la tienes programada, los reintentos sólo ocurren mientras alguien tenga el panel abierto — es decir, casi nunca de madrugada, que es cuando más falta hacen.

1. Revisa la carpeta de spam​

El 40% de los "correos no llegan" están en spam. Antes de nada, revisa carpeta de spam, promociones, otros.

2. Verifica que el envío esté configurado​

Ve a Configuración → Correo y click en "Enviar prueba". Pon un correo tuyo y verifica:

  • Si el correo de prueba llega: el envío funciona. El problema es específico de ciertos correos (ver puntos 3-5).
  • Si el correo de prueba no llega: la configuración SMTP tiene algún problema. Continúa.
Si nunca lo configuraste, no sale ningún correo

Sin un remitente configurado la plataforma no puede enviar nada: ni la recuperación de contraseña ni los avisos de los módulos. Antes decía «enviado» igual; ahora te responde que falta configurarlo. Tu técnico puede confirmarlo de una vez con php tools/doctor.php: la sección EMAIL dice si hay remitente y cuál es.

2b. El correo de prueba llega, pero los avisos de un módulo no​

Casi ningún módulo tiene configuración de correo propia. Recursos Humanos, Tableros, Inventario, Mantención, Propiedades y Restaurante envían todos por la misma configuración de Configuración → Correo: si la prueba llega, el camino está bueno para todos.

La excepción: los correos de un condominio

La suite de condominios sí puede tener lo suyo. Si a los residentes de una comunidad no les llega nada pero al resto del sistema sí, mira La comunidad → Comunicaciones → Configurar el correo:

  • Si «casilla propia» está apagada, esa comunidad usa el servidor de la plataforma y el problema no está ahí — sigue con los pasos de abajo.
  • Si está encendida, esa comunidad envía por su propio servidor, y ése es el que hay que revisar: servidor, puerto, usuario y contraseña de esa casilla, no los de la plataforma. Es el caso que más se demora en encontrar, porque la prueba de Configuración → Correo llega igual.

Los fallos quedan igual en Envíos fallidos, con el motivo que devolvió ese servidor.

Cuando falta el aviso de un módulo en particular, revisa en este orden:

  1. La persona tiene correo cargado. Un colaborador, un cliente o un administrador sin dirección no recibe nada, y el módulo no puede inventarla.
  2. El aviso está encendido. Los módulos con notificaciones dejan elegir por qué canal avisa cada evento; si «correo» está apagado para ese evento, no se manda.
  3. La plantilla existe y tiene texto. En Configuración → Correo → Plantillas aparecen las de los módulos que tienes activados. Si vaciaste el asunto o el cuerpo, se usa el texto que viene de fábrica.
  4. El módulo está activado. Las plantillas de un módulo apagado no se ofrecen ni se envían.
  5. La dirección de respuesta no es la de envío. Un «responder a» mal escrito no impide que el correo salga, pero sí que alguien pueda contestarlo — y la queja llega como «no me llegó».

3. Credenciales SMTP mal​

Los datos en Configuración → Correo tienen que ser exactos:

  • Servidor SMTP correcto (ej. smtp.gmail.com, no smpt.gmail.com).
  • Puerto correcto (587 con TLS, 465 con SSL, 25 sin encriptación — rara vez).
  • Usuario completo (ej. hola@miempresa.com, no solo hola).
  • Contraseña exacta. Si usas Gmail o similar, debe ser una contraseña de aplicación generada específicamente, no tu contraseña normal.

4. Problemas de dominio​

Si el "correo del remitente" es de un dominio distinto al del servidor SMTP, muchos proveedores bloquean el envío para evitar suplantación.

Ejemplo: si SMTP es smtp.gmail.com y el remitente dice hola@miempresa.com, Gmail puede rechazar por no ser un correo de Gmail.

Solución: usa un remitente del mismo dominio del SMTP, o configura correctamente los registros SPF, DKIM y DMARC de tu dominio (esto lo hace tu proveedor de DNS).

5. El correo llega al servidor destino pero se marca como spam​

Los proveedores (Gmail, Outlook) evalúan tus correos por reputación del remitente. Si tu dominio es nuevo o has enviado poco, el filtro es más agresivo.

Cómo mejorar:

  • Configura SPF (autoriza a tu servidor a enviar en nombre del dominio).
  • Configura DKIM (firma criptográfica de los correos).
  • Configura DMARC (política de qué hacer con correos no autenticados).
  • Envía con un remitente conocido y con historial — no no-reply@ recién estrenado.
  • Contenido: evita palabras spammy ("gratis", "urgente", CAPS LOCK), demasiadas imágenes sin texto, enlaces sospechosos.

Consulta con tu técnico o proveedor de hosting para configurar SPF/DKIM/DMARC.

Diagnóstico técnico​

Si nada de lo anterior aplica, tu técnico puede:

  • Ver el archivo logs/ con los errores exactos de SMTP.
  • Ejecutar php con un script de prueba usando PHPMailer directamente.
  • Verificar que el puerto 587 (o el que uses) esté abierto en el firewall del servidor.

Correos que sí funcionaban y de repente dejaron​

  • Cambió la contraseña del correo que usas como SMTP.
  • Cambió una regla de firewall en tu servidor.
  • El proveedor SMTP suspendió tu cuenta por sobrepasar límites (ej. Gmail: 500 correos/día).
  • Cambió el certificado SSL del servidor SMTP.

Correos automáticos vs correos manuales​

Si funcionan los correos de recuperación de contraseña pero no las notificaciones automáticas:

  • Verifica que el plugin Notification Manager esté activo y con reglas configuradas.
  • Revisa el log del plugin — puede que las reglas no se estén activando.

Recomendación general​

Para envíos serios (más de 20-30 correos por día), usa un servicio especializado:

  • SendGrid (gratis hasta 100/día)
  • Brevo (gratis hasta 300/día)
  • Mailgun (gratis hasta 100/día con verificación)

Estos servicios se especializan en entregabilidad — mucho mejor que un SMTP genérico.

¿Qué sigue?​